02 - Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.

38

Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])

39

40

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

41

42

== Kontaktbereiche ==

43

44

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

45

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

51

Beispiele einer Organisation sind:

52

53

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

62

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

63

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

64

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

69

Beispiele eines Haushalts sind:(((

70

* Familie

71

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

72

)))

73

74

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

75

76

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

77

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

78

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

79

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

80

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

81

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

82

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

== Kontakte anlegen ==

87

88

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

89

90

(% style="list-style-type:circle" %)

91

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

92

93

(% start="2" %)

94

1. Auf **Kontakt** klicken

95

96

(% style="list-style-type:circle" %)

97

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

98

99

(% start="3" %)

100

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

101

102

(% style="list-style-type:circle" %)

103

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

104

105

(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)

106

(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten

107

108

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

109

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

110

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

111

112

=== Beziehungen hinzufügen ===

113

114

(% style="float:right" %)

115

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

116

117

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

118

119

(% style="list-style-type:circle" %)

120

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

121

122

(% start="2" %)

123

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

124

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

125

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

126

127

(% style="list-style-type:circle" %)

128

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

129

130

(% start="5" %)

131

1. Das Eingabeformular ausfüllen

132

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

133

134

(% style="list-style-type:circle" %)

135

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

136

137

== Kontakte suchen ==

138

139

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

140

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

141

142

(% style="list-style-type:circle" %)

143

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

144

145

(% start="3" %)

146

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

147

148

(% style="float:right" %)

149

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

= Einstellungen =

== Über Einstellungen ==

154

155

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

156

157

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

158

* E-Mail-Signatur

159

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

164

165

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

166

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

167

168

(% style="float:right" %)

169

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

170

171

(% style="list-style-type:circle" %)

172

* Die Einstellungen werden geöffnet.

173

174

(% start="3" %)

175

1. Die Option** E-Mail** auswählen

176

177

(% style="list-style-type:circle" %)

178

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

179

180

(% start="4" %)

181

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

182

183

(% style="list-style-type:circle" %)

184

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

185

186

(% start="5" %)

187

1. Die gewünschte Signatur eingeben

188

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

189

190

(% style="list-style-type:circle" %)

191

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

192

193

=== Konfiguration des Dashboards ===

194

195

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

196

Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.

197

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

198

199

==== Dashboard konfigurieren ====

200

201

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

202

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

203

204

(% style="list-style-type:circle" %)

205

* Die Einstellungen werden geöffnet.

206

207

(% style="float:right" %)

208

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

209

210

(% start="3" %)

211

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

212

213

==== Spaltenlayout ändern ====

214

215

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

216

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

217

218

(% style="list-style-type:circle" %)

219

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

220

221

(% start="3" %)

222

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

223

224

(% style="list-style-type:circle" %)

225

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

226

227

(% start="4" %)

228

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

229

230

(% style="list-style-type:circle" %)

231

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Zum Administrationsbereich gelangen ===

236

237

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])

238

1. Die Option **Administration **auswählen

239

240

(% style="list-style-type:circle" %)

241

* Das Administrationsmenü wird geöffnet.

242

243

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

244

245

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

246

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

247

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

248

249

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

250

251

[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]

252

253

254

(% style="width:915.6px" %)

255

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

256

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

257

**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

258

**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

259

260

Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).

261

)))

262

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

263

**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden

264

265

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

266

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

267

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

268

)))

269

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

270

**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden

271

272

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

273

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

274

)))

275

276

(% class="box infomessage" %)

277

(((

278

Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:

279

__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).

280

Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).

281

Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).

282

)))

283

284

=== Das Administrationsmenü ===

285

286

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen

287

288

[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]

289

290

(% style="width:715.6px" %)

291

|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung

292

|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((

293

Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.

294

)))

295

|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.

296

|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.

297

|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((

298

Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.

299

)))

300

|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]

301

|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.

302

303

= Import der Kontakte =

304

305

(% style="float:right" %)

306

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

307

308

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

309

310

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

311

312

(% style="list-style-type:circle" %)

313

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

314

315

(% start="2" %)

316

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

317

318

(% style="list-style-type:circle" %)

319

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

320

321

(% start="3" %)

322

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

323

324

(% style="list-style-type:circle" %)

325

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

326

327

(% start="4" %)

328

1. Die Option **Outlook **auswählen

329

330

(% style="list-style-type:circle" %)

331

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

332

333

(% start="5" %)

334

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

335

336

(% style="list-style-type:circle" %)

337

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

338

339

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

340

341

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

342

343

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

344

345

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

346

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

347

348

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

349

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

350

351

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

352

353

354

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

355

356

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

357

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

358

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

359

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

360

361

(% class="wikigeneratedid" %)

362

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

363

364

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

365

366

(% style="float:right" %)

367

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

368

369

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

370

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

371

372

(% style="list-style-type:circle" %)

373

* Die Kontakte werden angezeigt.

374

375

(% start="3" %)

376

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

377

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

378

379

(% style="list-style-type:circle" %)

380

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

381

382

(% start="5" %)

383

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

384

385

(% style="list-style-type:circle" %)

386

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

387

388

(% start="6" %)

389

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

390

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

391

392

(% style="float:right" %)

393

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

394

395

(% style="list-style-type:circle" %)

396

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

397

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

398

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

399

400

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

401

402

1. Die **CSV Datei** öffnen

403

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

404

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

405

406

(% style="list-style-type:circle" %)

407

* Die Personenadresse wird erstellt.

408

409

(% style="float:right" %)

410

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

411

412

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

413

414

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

415

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

416

)))

417

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

418

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

419

1. In die nächste Zeile springen

420

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

421

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

422

423

(% style="float:right" %)

424

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

425

426

(% style="list-style-type:circle" %)

427

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

428

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

429

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

430

431

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

432

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

433

434

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

435

436

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

437

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]

438

439

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

440

441

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

442

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

443

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

444

445

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

446

447

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

448

449

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

450

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]

451

452

(% style="list-style-type:circle" %)

453

* Der Posteingang wird geöffnet.

454

455

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

456

457

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

458

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

459

460

(% style="list-style-type:circle" %)

461

* Die Personenadresse wird angezeigt.

462

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

463

464

(% start="3" %)

465

1. Das **Brief-Icon** anklicken

466

467

(% style="list-style-type:circle" %)

468

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

469

470

(% class="box infomessage" %)

471

(((

472

= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =

473

474

"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"

475

Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]

476

477

"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"

478

Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]

479

480

"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"

481

Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]

)))

**Anforderungskriterien**

488

489

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

490

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

491

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

492

493

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

494

495

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

496

497

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

498

499

(% class="wikigeneratedid" %)

500

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

501

502

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

503

504

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

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506

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

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508

* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

509

* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

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* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

511

512