Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.

38

Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])

39

40

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

41

42

== Kontaktbereiche ==

43

44

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

45

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

51

Beispiele einer Organisation sind:

52

53

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

Haushaltsmitglied

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

64

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

65

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

66

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

71

Beispiele eines Haushalts sind:(((

72

* Familie

73

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

74

)))

75

76

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

77

78

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

79

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

80

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

81

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

82

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

83

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

84

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

== Kontakte anlegen ==

89

90

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

91

92

(% style="list-style-type:circle" %)

93

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

94

95

(% start="2" %)

96

1. Auf **Kontakt** klicken

97

98

(% style="list-style-type:circle" %)

99

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

100

101

(% start="3" %)

102

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

103

104

(% style="list-style-type:circle" %)

105

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

106

107

(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)

108

(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten

109

110

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

111

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

112

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

113

114

=== Beziehungen hinzufügen ===

115

116

(% style="float:right" %)

117

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

118

119

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

120

121

(% style="list-style-type:circle" %)

122

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

123

124

(% start="2" %)

125

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

126

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

127

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

128

129

(% style="list-style-type:circle" %)

130

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

131

132

(% start="5" %)

133

1. Das Eingabeformular ausfüllen

134

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

135

136

(% style="list-style-type:circle" %)

137

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

138

139

== Kontakte suchen ==

140

141

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

142

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

143

144

(% style="list-style-type:circle" %)

145

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

146

147

(% start="3" %)

148

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

149

150

(% style="float:right" %)

151

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

= Einstellungen =

== Über Einstellungen ==

156

157

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

158

159

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

160

* E-Mail-Signatur

161

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

166

167

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

168

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

169

170

(% style="float:right" %)

171

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

172

173

(% style="list-style-type:circle" %)

174

* Die Einstellungen werden geöffnet.

175

176

(% start="3" %)

177

1. Die Option** E-Mail** auswählen

178

179

(% style="list-style-type:circle" %)

180

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

181

182

(% start="4" %)

183

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

184

185

(% style="list-style-type:circle" %)

186

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

187

188

(% start="5" %)

189

1. Die gewünschte Signatur eingeben

190

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

194

195

=== Konfiguration des Dashboards ===

196

197

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

198

Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.

199

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

200

201

==== Dashboard konfigurieren ====

202

203

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

204

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

205

206

(% style="list-style-type:circle" %)

207

* Die Einstellungen werden geöffnet.

208

209

(% style="float:right" %)

210

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

211

212

(% start="3" %)

213

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

214

215

==== Spaltenlayout ändern ====

216

217

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

218

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

219

220

(% style="list-style-type:circle" %)

221

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

222

223

(% start="3" %)

224

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

225

226

(% style="list-style-type:circle" %)

227

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

228

229

(% start="4" %)

230

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

231

232

(% style="list-style-type:circle" %)

233

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Zum Administrationsbereich gelangen ===

238

239

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])

240

1. Die Option **Administration **auswählen

241

242

(% style="list-style-type:circle" %)

243

* Das Administrationsmenü wird geöffnet.

244

245

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

246

247

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

248

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

249

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

250

251

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

252

253

[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]

254

255

256

(% style="width:915.6px" %)

257

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

258

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

259

**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

260

**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

261

262

Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).

263

)))

264

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

265

**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden

266

267

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

268

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

269

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

270

)))

271

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

272

**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden

273

274

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

275

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

276

)))

277

278

(% class="box infomessage" %)

279

(((

280

Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:

281

__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).

282

Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).

283

Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).

284

)))

285

286

=== Das Administrationsmenü ===

287

288

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen

289

290

[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]

291

292

(% style="width:715.6px" %)

293

|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung

294

|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((

295

Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.

296

)))

297

|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.

298

|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.

299

|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((

300

Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.

301

)))

302

|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]

303

|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.

304

305

= Import der Kontakte =

306

307

(% style="float:right" %)

308

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

309

310

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

311

312

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

313

314

(% style="list-style-type:circle" %)

315

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

316

317

(% start="2" %)

318

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

319

320

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

322

323

(% start="3" %)

324

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

325

326

(% style="list-style-type:circle" %)

327

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

328

329

(% start="4" %)

330

1. Die Option **Outlook **auswählen

331

332

(% style="list-style-type:circle" %)

333

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

334

335

(% start="5" %)

336

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

337

338

(% style="list-style-type:circle" %)

339

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

340

341

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

342

343

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

344

345

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

346

347

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

348

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

349

350

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

351

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

352

353

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

354

355

356

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

357

358

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

359

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

360

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

361

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

362

363

(% class="wikigeneratedid" %)

364

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

365

366

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

367

368

(% style="float:right" %)

369

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

370

371

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

372

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

373

374

(% style="list-style-type:circle" %)

375

* Die Kontakte werden angezeigt.

376

377

(% start="3" %)

378

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

379

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

380

381

(% style="list-style-type:circle" %)

382

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

383

384

(% start="5" %)

385

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

386

387

(% style="list-style-type:circle" %)

388

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

389

390

(% start="6" %)

391

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

392

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

393

394

(% style="float:right" %)

395

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

396

397

(% style="list-style-type:circle" %)

398

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

399

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

400

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

401

402

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

403

404

1. Die **CSV Datei** öffnen

405

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

406

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

407

408

(% style="list-style-type:circle" %)

409

* Die Personenadresse wird erstellt.

410

411

(% style="float:right" %)

412

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

413

414

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

415

416

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

417

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

418

)))

419

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

420

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

421

1. In die nächste Zeile springen

422

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

423

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

424

425

(% style="float:right" %)

426

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

427

428

(% style="list-style-type:circle" %)

429

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

430

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

431

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

432

433

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

434

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

435

436

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

437

438

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

439

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]

440

441

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

442

443

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

444

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

445

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

446

447

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

448

449

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

450

451

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

452

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]

453

454

(% style="list-style-type:circle" %)

455

* Der Posteingang wird geöffnet.

456

457

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

458

459

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

460

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

461

462

(% style="list-style-type:circle" %)

463

* Die Personenadresse wird angezeigt.

464

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

465

466

(% start="3" %)

467

1. Das **Brief-Icon** anklicken

468

469

(% style="list-style-type:circle" %)

470

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

471

472

(% class="box infomessage" %)

473

(((

474

= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =

475

476

"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"

477

Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]

478

479

"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"

480

Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]

481

482

"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"

483

Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]

)))

**Anforderungskriterien**

490

491

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

492

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

493

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

494

495

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

496

497

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

498

499

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

500

501

(% class="wikigeneratedid" %)

502

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

503

504

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

505

506

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

507

508

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

509

510

* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

511

* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

512

* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

513

514