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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 18.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:53
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 == Kontakttyp Organisation ==
19
20 (% style="float:right" %)
21 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="74" width="254"]]
22
23 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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25 Beispiele einer Organisation sind:
26
27 * Gewerblicher Betrieb
28 * Verein
29 * Stiftung
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32 (% style="float:right" %)
33 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="58" width="192"]]
34
35 == Kontakttyp Person ==
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37 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
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40 == Kontakttyp Haushalt ==
41
42 ??
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44
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46 = Anwendungsfälle =
47
48 == Anwendungsfall 1 ==
49
50 ??
51
52 == Anwendungsfall 2 ==
53
54 ??
55
56
57
58 = Arbeiten mit Kontakten =
59
60 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
61
62 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
63
64 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
65
66
67 == Kontakt suchen ==
68
69 Eine leistungsfähige Suche
70
71 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
72
73 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
74
75 Beispielsuche
76
77
78 == Dublettenerkennung ==
79
80 Unterstützung von Dublettenerkennung
81
82 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
83
84 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
85
86
87 == Kontakte manuell anlegen ==
88
89 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
90
91 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
92
93 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
94
95 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
96
97 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
98
99 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
100
101
102 == Beziehungen verwalten ==
103
104 Beziehungen zwischen Kontakten
105
106 Neue Beziehung anlegen
107
108 Suchen einer Beziehung
109
110
111 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
112
113 Unterstützung von Outlook 365
114
115 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
116
117 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
118
119 Beispiel:
120
121
122
123 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
124
125 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
126
127 **Anforderungskriterien**
128
129 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
130 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
131 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
132
133 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
134
135 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
136
137 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
138
139 (% class="wikigeneratedid" %)
140 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
141
142 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
143
144 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
145
146 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
147
148 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
149 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
150 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
151
152 **Beispieldatei**
153
154 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.