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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 18.3 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:59
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1 (% class="box" %)
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 == Kontakttyp Organisation ==
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20 (% style="float:right" %)
21 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
22
23 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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25 Beispiele einer Organisation sind:
26
27 * Gewerblicher Betrieb
28 * Verein
29 * Stiftung
30
31 (% style="float:right" %)
32 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
33
34 == Kontakttyp Person ==
35
36 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
37
38
39 == Kontakttyp Haushalt ==
40
41 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
42
43 (% style="float:right" %)
44 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
45
46 Beispiele eines Haushalts sind:
47
48 * Familie
49 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
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51
52
53 = Anwendungsfälle =
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55 == Anwendungsfall 1 ==
56
57 ??
58
59 == Anwendungsfall 2 ==
60
61 ??
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63
64
65 = Arbeiten mit Kontakten =
66
67 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
68
69 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
70
71 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
72
73
74 == Kontakt suchen ==
75
76 Eine leistungsfähige Suche
77
78 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
79
80 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
81
82 Beispielsuche
83
84
85 == Dublettenerkennung ==
86
87 Unterstützung von Dublettenerkennung
88
89 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
90
91 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
92
93
94 == Kontakte manuell anlegen ==
95
96 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
97
98 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
99
100 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
101
102 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
103
104 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
105
106 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
107
108
109 == Beziehungen verwalten ==
110
111 Beziehungen zwischen Kontakten
112
113 Neue Beziehung anlegen
114
115 Suchen einer Beziehung
116
117
118 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
119
120 Unterstützung von Outlook 365
121
122 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
123
124 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
125
126 Beispiel:
127
128
129
130 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
131
132 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
133
134 **Anforderungskriterien**
135
136 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
137 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
138 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
139
140 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
141
142 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
143
144 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
145
146 (% class="wikigeneratedid" %)
147 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
148
149 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
150
151 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
152
153 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
154
155 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
156 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
157 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
158
159 **Beispieldatei**
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161 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.