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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 19.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:00
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1 (% class="box" %)
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 == Kontakttyp Organisation ==
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20 (% style="float:right" %)
21 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
22
23 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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25 Beispiele einer Organisation sind:
26
27 * Gewerblicher Betrieb
28 * Verein
29 * Stiftung
30
31 (% style="float:right" %)
32 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
33
34 == Kontakttyp Person ==
35
36 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
37
38 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
39
40
41 == Kontakttyp Haushalt ==
42
43 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
44
45 (% style="float:right" %)
46 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
47
48 Beispiele eines Haushalts sind:
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50 * Familie
51 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
52
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54
55 = Anwendungsfälle =
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57 == Anwendungsfall 1 ==
58
59 ??
60
61 == Anwendungsfall 2 ==
62
63 ??
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65
66
67 = Arbeiten mit Kontakten =
68
69 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
70
71 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
72
73 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
74
75
76 == Kontakt suchen ==
77
78 Eine leistungsfähige Suche
79
80 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
81
82 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
83
84 Beispielsuche
85
86
87 == Dublettenerkennung ==
88
89 Unterstützung von Dublettenerkennung
90
91 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
92
93 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
94
95
96 == Kontakte manuell anlegen ==
97
98 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
99
100 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
101
102 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
103
104 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
105
106 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
107
108 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
109
110
111 == Beziehungen verwalten ==
112
113 Beziehungen zwischen Kontakten
114
115 Neue Beziehung anlegen
116
117 Suchen einer Beziehung
118
119
120 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
121
122 Unterstützung von Outlook 365
123
124 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
125
126 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
127
128 Beispiel:
129
130
131
132 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
133
134 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
135
136 **Anforderungskriterien**
137
138 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
139 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
140 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
141
142 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
143
144 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
145
146 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
147
148 (% class="wikigeneratedid" %)
149 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
150
151 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
152
153 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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155 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
156
157 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
158 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
159 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
160
161 **Beispieldatei**
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163 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.