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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 20.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:00
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 == Kontakttyp Organisation ==
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20 (% style="float:right" %)
21 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
22
23 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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25 Beispiele einer Organisation sind:
26
27 * Gewerblicher Betrieb
28 * Verein
29 * Stiftung
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31 (% style="float:right" %)
32 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
33
34 == Kontakttyp Person ==
35
36 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
37
38 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
39
40
41 == Kontakttyp Haushalt ==
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43 (% style="float:right" %)
44 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
45
46 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
47
48 Beispiele eines Haushalts sind:
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50 * Familie
51 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
52
53
54 = Anwendungsfälle =
55
56 == Anwendungsfall 1 ==
57
58 ??
59
60 == Anwendungsfall 2 ==
61
62 ??
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64
65
66 = Arbeiten mit Kontakten =
67
68 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
69
70 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
71
72 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
73
74
75 == Kontakt suchen ==
76
77 Eine leistungsfähige Suche
78
79 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
80
81 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
82
83 Beispielsuche
84
85
86 == Dublettenerkennung ==
87
88 Unterstützung von Dublettenerkennung
89
90 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
91
92 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
93
94
95 == Kontakte manuell anlegen ==
96
97 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
98
99 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
100
101 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
102
103 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
104
105 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
106
107 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
108
109
110 == Beziehungen verwalten ==
111
112 Beziehungen zwischen Kontakten
113
114 Neue Beziehung anlegen
115
116 Suchen einer Beziehung
117
118
119 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
120
121 Unterstützung von Outlook 365
122
123 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
124
125 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
126
127 Beispiel:
128
129
130
131 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
132
133 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
134
135 **Anforderungskriterien**
136
137 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
138 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
139 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
140
141 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
142
143 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
144
145 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
146
147 (% class="wikigeneratedid" %)
148 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
149
150 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
151
152 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
153
154 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
155
156 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
157 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
158 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
159
160 **Beispieldatei**
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162 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.