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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 217.1 von Marco Bauer am 2023/08/11 15:21
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24
25 [[image:Uebersicht_Dashboard.png||height="478" width="939"]]
26
27 (% style="width:939.6px" %)
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**0**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Über das **Haus**-Symbol kommt man jederzeit zum Dashboard zurück.
32 Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
34 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
35 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
36 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
37 Über das Tür-Symbol kann man sich aus dem Non Profit Manager **ausloggen**.
38 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Aktivitäten**. (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
39 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Zum **Posteingang **gelangt man über diese Schaltfläche. Bei Bedarf kann man dort auch die E-Mails mit dem gewünschten **Outlook**-**Konto **außerhalb des Non Profit Managers **synchronisieren**. (Siehe Kapitel: [[Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVerwaltungderNachrichtenimNonProfitManager]])
40 |(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
41 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
42 |(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Zuwendungen**.
43 Unter anderem kann man hier die Zuwendungen koordinieren und einsehen (Siehe Kapitel: [[Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]])
44 |(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich die **Zeiterfassung**. Hierüber wird man unter anderem nachher festlegen können,.... (Siehe Kapitel: [[Zeiterfassung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zeiterfassung/]]).
45
46 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
47
48 == Kontaktbereiche ==
49
50 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
52 Organisationsadresse
53
54 Ansprechpartner
55 )))|(((
56 Eine Organisation ist eine juristische Person.
57 Beispiele einer Organisation sind:
58
59 * Gewerblicher Betrieb
60 * Verein
61 * Stiftung
62 )))
63 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
64 Personenadresse
65
66 Ansprechpartner
67
68 Haushaltsmitglied
69 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
70 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
71 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
72 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
73 Haushaltsadresse
74
75 Haushaltsmitglied
76 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
77 Beispiele eines Haushalts sind:(((
78 * Familie
79 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
80 )))
81
82 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="415" width="700"]]
83
84 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
85 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
86 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
87 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
88
89 == Kontakte anlegen ==
90
91 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
95
96 (% start="2" %)
97 1. Auf **Kontakt** klicken
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
101
102 (% start="3" %)
103 1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
104
105 (% style="list-style-type:circle" %)
106 * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
107
108 == (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
109
110 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
111 Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
112 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
113
114 == Beziehungen hinzufügen ==
115
116 (% style="float:right" %)
117 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
118
119 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
120
121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
123
124 (% start="2" %)
125 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
126 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
127 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
131
132 (% start="5" %)
133 1. Das Eingabeformular ausfüllen
134 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
138
139 == Kontakte suchen ==
140
141 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
142 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
146
147 (% start="3" %)
148 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
149
150 (% style="float:right" %)
151 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
152
153 = Einstellungen =
154
155 == Über Einstellungen ==
156
157 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
158
159 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
160 * E-Mail-Signatur
161 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
162 * Dashboard
163 * Förderungen
164
165 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
166
167 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
168 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
169
170 (% style="float:right" %)
171 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Die Einstellungen werden geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. Die Option** E-Mail** auswählen
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
181
182 (% start="4" %)
183 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
187
188 (% start="5" %)
189 1. Die gewünschte Signatur eingeben
190 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
194
195 === Konfiguration des Dashboards ===
196
197 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
198 Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
199 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
200
201
202 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
203 (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
204
205 (% style="float:right" %)
206 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
207
208 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
209
210 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
214
215 (% start="2" %)
216 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
220
221 (% start="3" %)
222 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
223
224 (% style="list-style-type:circle" %)
225 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
226
227 (% start="4" %)
228 1. Die Option **Outlook **auswählen
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
232
233 (% start="5" %)
234 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
235
236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
238
239 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
240
241 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
242
243 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
244
245 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
246 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
247
248 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
249 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
250
251 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
252 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
253
254 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
255
256 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
257 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
258 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
259 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
260
261 (% class="wikigeneratedid" %)
262 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
263
264 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
265
266 (% style="float:right" %)
267 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
268
269 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
270 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Die Kontakte werden angezeigt.
274
275 (% start="3" %)
276 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
277 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
281
282 (% start="5" %)
283 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
287
288 (% start="6" %)
289 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
290 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
291
292 (% style="float:right" %)
293 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
294
295 (% style="list-style-type:circle" %)
296 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
297 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
298 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
299
300 (% class="box infomessage" %)
301 (((
302 **Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
303 )))
304
305
306
307 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
308
309 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]
311
312 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
313
314 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
315 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
316 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
317
318
319
320
321 == Übersicht des Posteingangs ==
322
323 [[image:Posteingang_Uebersicht.png||height="398" width="972"]]
324
325 (% style="width:972.6px" %)
326 |=(% style="width: 108px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
327 |(% style="width:108px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über diesen Menüpunkt kann man die **Sortierung **des **Posteingangs ändern**. Durch Anklicken verändert sich die Reihenfolge.
328 |(% style="width:108px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Eine E-Mail. Sofern der Posteingang des Non Profit Managers **erfolgreich mit **dem Posteingang des gewünschten **Outlook**-**Kontos **synchronisiert worden ist (Siehe Kapitel: [[Posteingang des Non Profit Managers mit dem Posteingang Outlook 365 einrichten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPosteingangdesNonProfitManagersmitdemOutlook365Posteingangsynchronisieren]] ), werden hier nun alle **E-Mails** **aus dem Outlook-Konto** aufgelistet.
329 |(% style="width:108px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Aus den **E-Mails aus **dem **Posteingang **lassen sich **Aktivitäten generieren**. Diese kann man dann auch Personen oder einer/m bestimmten Fälligkeitsdatum/Wiedervorlage, wie einer Aktivität auch, zuweisen. Allerdings lässt sich hier nur E-Mail als Aktivitätentyp festlegen. Das Ganze findet entweder über das **+** Symbol oder über Berühren des **Häkchens **am Ende der E-Mail statt.
330 |(% style="width:108px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Über dieses Icon **aktualisiert **man den Posteingang.
331
332 == E-Mails im Non Profit Manager empfangen ==
333
334 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
335
336 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
337 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]
338
339 (% style="list-style-type:circle" %)
340 * Der Posteingang wird geöffnet.
341
342 == E-Mails im Non Profit Manager versenden ==
343
344 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
345 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
346
347 (% style="list-style-type:circle" %)
348 * Die Personenadresse wird angezeigt.
349 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
350
351 (% start="3" %)
352 1. Das **Brief-Icon** anklicken
353
354 (% style="list-style-type:circle" %)
355 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
356
357 (% class="box infomessage" %)
358 (((
359 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
360
361 "Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"
362 Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]
363
364 "Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"
365 Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]
366
367 "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
368 Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
369 )))