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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 22.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:09
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1 (% class="box" %)
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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13 = Kontakttypen =
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15 |=Icon|=Beschreibung
16 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
17 Eine Organisation ist eine juristische Person.
18 Beispiele einer Organisation sind:
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20 * Gewerblicher Betrieb
21 * Verein
22 * Stiftung
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24 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
25 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
27 Beispiele eines Haushalts sind:(((
28 * Familie
29 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
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32 == Kontakttyp Organisation ==
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34 (% style="float:right" %)
35 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
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37 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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39 Beispiele einer Organisation sind:
40
41 * Gewerblicher Betrieb
42 * Verein
43 * Stiftung
44
45 (% style="float:right" %)
46 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
47
48 == Kontakttyp Person ==
49
50 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
51
52 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
53
54
55 == Kontakttyp Haushalt ==
56
57 (% style="float:right" %)
58 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
59
60 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
61
62 Beispiele eines Haushalts sind:
63
64 * Familie
65 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
66
67 = Anwendungsfälle =
68
69 == Anwendungsfall 1 ==
70
71 ??
72
73 == Anwendungsfall 2 ==
74
75 ??
76
77
78
79 = Arbeiten mit Kontakten =
80
81 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
82
83 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
84
85 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
86
87
88 == Kontakt suchen ==
89
90 Eine leistungsfähige Suche
91
92 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
93
94 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
95
96 Beispielsuche
97
98
99 == Dublettenerkennung ==
100
101 Unterstützung von Dublettenerkennung
102
103 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
104
105 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
106
107
108 == Kontakte manuell anlegen ==
109
110 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
111
112 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
113
114 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
115
116 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
117
118 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
119
120 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
121
122
123 == Beziehungen verwalten ==
124
125 Beziehungen zwischen Kontakten
126
127 Neue Beziehung anlegen
128
129 Suchen einer Beziehung
130
131
132 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
133
134 Unterstützung von Outlook 365
135
136 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
137
138 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
139
140 Beispiel:
141
142
143
144 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
145
146 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
147
148 **Anforderungskriterien**
149
150 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
151 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
152 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
153
154 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
155
156 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
157
158 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
159
160 (% class="wikigeneratedid" %)
161 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
162
163 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
164
165 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
166
167 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
168
169 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
170 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
171 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
172
173 **Beispieldatei**
174
175 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.