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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 22.2 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:25
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1 (% class="box" %)
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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13 = Kontakttypen =
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15 |=Icon|=Beschreibung
16 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
17 Eine Organisation ist eine juristische Person.
18 Beispiele einer Organisation sind:
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20 * Gewerblicher Betrieb
21 * Verein
22 * Stiftung
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24 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
25 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
26 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
27 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
28 Beispiele eines Haushalts sind:(((
29 * Familie
30 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
31 )))
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33 == Kontakttyp Organisation ==
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35 (% style="float:right" %)
36 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
37
38 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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40 Beispiele einer Organisation sind:
41
42 * Gewerblicher Betrieb
43 * Verein
44 * Stiftung
45
46 (% style="float:right" %)
47 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
48
49 == Kontakttyp Person ==
50
51 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
52
53 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
54
55
56 == Kontakttyp Haushalt ==
57
58 (% style="float:right" %)
59 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
60
61 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
62
63 Beispiele eines Haushalts sind:
64
65 * Familie
66 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
67
68 = Anwendungsfälle =
69
70 == Anwendungsfall 1 ==
71
72 ??
73
74 == Anwendungsfall 2 ==
75
76 ??
77
78
79
80 = Arbeiten mit Kontakten =
81
82 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
83
84 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
85
86 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
87
88
89 == Kontakt suchen ==
90
91 Eine leistungsfähige Suche
92
93 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
94
95 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
96
97 Beispielsuche
98
99
100 == Dublettenerkennung ==
101
102 Unterstützung von Dublettenerkennung
103
104 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
105
106 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
107
108
109 == Kontakte manuell anlegen ==
110
111 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
112
113 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
114
115 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
116
117 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
118
119 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
120
121 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
122
123
124 == Beziehungen verwalten ==
125
126 Beziehungen zwischen Kontakten
127
128 Neue Beziehung anlegen
129
130 Suchen einer Beziehung
131
132
133 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
134
135 Unterstützung von Outlook 365
136
137 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
138
139 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
140
141 Beispiel:
142
143
144
145 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
146
147 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
148
149 **Anforderungskriterien**
150
151 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
152 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
153 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
154
155 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
156
157 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
158
159 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
160
161 (% class="wikigeneratedid" %)
162 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
163
164 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
165
166 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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168 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
169
170 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
171 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
172 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
173
174 **Beispieldatei**
175
176 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.