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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 23.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:44
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1 (% class="box" %)
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
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10 Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
11 Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
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15 = Kontakttypen =
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17 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
18 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
19 Eine Organisation ist eine juristische Person.
20 Beispiele einer Organisation sind:
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22 * Gewerblicher Betrieb
23 * Verein
24 * Stiftung
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26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
27 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
28 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
29 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
30 Beispiele eines Haushalts sind:(((
31 * Familie
32 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
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35 == Kontakttyp Organisation ==
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37 (% style="float:right" %)
38 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
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40 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
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48 (% style="float:right" %)
49 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
50
51 == Kontakttyp Person ==
52
53 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
54
55 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
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57
58 == Kontakttyp Haushalt ==
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60 (% style="float:right" %)
61 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
62
63 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
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65 Beispiele eines Haushalts sind:
66
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69
70 = Anwendungsfälle =
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72 == Anwendungsfall 1 ==
73
74 ??
75
76 == Anwendungsfall 2 ==
77
78 ??
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80
81
82 = Arbeiten mit Kontakten =
83
84 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
85
86 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
87
88 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
89
90
91 == Kontakt suchen ==
92
93 Eine leistungsfähige Suche
94
95 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
96
97 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
98
99 Beispielsuche
100
101
102 == Dublettenerkennung ==
103
104 Unterstützung von Dublettenerkennung
105
106 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
107
108 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
109
110
111 == Kontakte manuell anlegen ==
112
113 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
114
115 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
116
117 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
118
119 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
120
121 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
122
123 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
124
125
126 == Beziehungen verwalten ==
127
128 Beziehungen zwischen Kontakten
129
130 Neue Beziehung anlegen
131
132 Suchen einer Beziehung
133
134
135 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
136
137 Unterstützung von Outlook 365
138
139 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
140
141 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
142
143 Beispiel:
144
145
146
147 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
148
149 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
150
151 **Anforderungskriterien**
152
153 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
154 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
155 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
156
157 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
158
159 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
160
161 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
162
163 (% class="wikigeneratedid" %)
164 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
165
166 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
167
168 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
169
170 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
171
172 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
173 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
174 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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176 **Beispieldatei**
177
178 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.