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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 24.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 17:48
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
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8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
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10 Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
11 Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
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16 = Kontakttypen =
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18 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
19 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
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23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 * Stiftung
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27 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
28 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
29 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
30 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
31 Beispiele eines Haushalts sind:(((
32 * Familie
33 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
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36 == Kontakttyp Organisation ==
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38 (% style="float:right" %)
39 [[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
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41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42
43 Beispiele einer Organisation sind:
44
45 * Gewerblicher Betrieb
46 * Verein
47 * Stiftung
48
49 (% style="float:right" %)
50 [[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
51
52 == Kontakttyp Person ==
53
54 Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
55
56 Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
57
58
59 == Kontakttyp Haushalt ==
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61 (% style="float:right" %)
62 [[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
63
64 Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
65
66 Beispiele eines Haushalts sind:
67
68 * Familie
69 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70
71 = Anwendungsfälle =
72
73 == Anwendungsfall 1 ==
74
75 ??
76
77 == Anwendungsfall 2 ==
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79 ??
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81
82
83 = Arbeiten mit Kontakten =
84
85 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
86
87 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
88
89 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
90
91
92 == Kontakt suchen ==
93
94 Eine leistungsfähige Suche
95
96 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
97
98 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
99
100 Beispielsuche
101
102
103 == Dublettenerkennung ==
104
105 Unterstützung von Dublettenerkennung
106
107 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
108
109 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
110
111
112 == Kontakte manuell anlegen ==
113
114 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
115
116 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
117
118 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
119
120 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
121
122 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
123
124 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
125
126
127 == Beziehungen verwalten ==
128
129 Beziehungen zwischen Kontakten
130
131 Neue Beziehung anlegen
132
133 Suchen einer Beziehung
134
135
136 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
137
138 Unterstützung von Outlook 365
139
140 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
141
142 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
143
144 Beispiel:
145
146
147
148 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
149
150 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
151
152 **Anforderungskriterien**
153
154 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
155 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
156 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
157
158 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
159
160 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
161
162 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
163
164 (% class="wikigeneratedid" %)
165 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
166
167 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
168
169 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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171 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
172
173 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
174 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
175 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
176
177 **Beispieldatei**
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179 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.