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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.1 von Marco Bauer am 2023/05/11 11:13
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Kontakttypen =
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18 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
19 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 * Stiftung
26 )))
27 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
28 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
29 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
30 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
31 Beispiele eines Haushalts sind:(((
32 * Familie
33 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
34 )))
35
36 == ==
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38 = Anwendungsfälle =
39
40 == Anwendungsfall 1 ==
41
42 ??
43
44 == Anwendungsfall 2 ==
45
46 ??
47
48
49
50 = Arbeiten mit Kontakten =
51
52 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
53
54 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
55
56 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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58
59 == Kontakt suchen ==
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61 Eine leistungsfähige Suche
62
63 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
64
65 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
66
67 Beispielsuche
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69
70 == Dublettenerkennung ==
71
72 Unterstützung von Dublettenerkennung
73
74 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
75
76 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
77
78
79 == Kontakte manuell anlegen ==
80
81 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
82
83 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
84
85 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
86
87 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
88
89 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
90
91 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
92
93
94 == Beziehungen verwalten ==
95
96 Beziehungen zwischen Kontakten
97
98 Neue Beziehung anlegen
99
100 Suchen einer Beziehung
101
102
103 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
104
105 Unterstützung von Outlook 365
106
107 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
108
109 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
110
111 Beispiel:
112
113
114
115 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
116
117 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
118
119 **Anforderungskriterien**
120
121 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
122 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
123 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
124
125 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
126
127 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
128
129 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
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131 (% class="wikigeneratedid" %)
132 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
133
134 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
135
136 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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138 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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140 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
141 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
142 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
143
144 **Beispieldatei**
145
146 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.