Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.2 von Marco Bauer am 2023/05/11 13:24

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
17.2	14
	15
27.2	16	= Wo findet man was? =
	17
	18
	19
17.2	20	= Kontakttypen =
	21
22.3	22	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	23	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	24	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	25	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	26
21.1	27	* Gewerblicher Betrieb
	28	* Verein
	29	* Stiftung
	30	)))
27.1	31	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	32	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	33	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	34	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	35	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	36	* Familie
	37	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	38	)))
17.2	39
25.1	40	== ==
17.4	41
17.3	42	= Anwendungsfälle =
17.2	43
17.3	44	== Anwendungsfall 1 ==
	45
	46	??
	47
	48	== Anwendungsfall 2 ==
	49
	50	??
	51
	52
	53
2.1	54	= Arbeiten mit Kontakten =
1.1	55
	56	Kontakte sind wichtig, sind die Basis
	57
	58	Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
	59
	60	Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
	61
	62
2.1	63	== Kontakt suchen ==
1.1	64
	65	Eine leistungsfähige Suche
	66
	67	Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
	68
9.1	69	Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
1.1	70
	71	Beispielsuche
	72
9.1	73
2.1	74	== Dublettenerkennung ==
1.1	75
	76	Unterstützung von Dublettenerkennung
	77
	78	Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
	79
	80	System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
	81
9.1	82
2.1	83	== Kontakte manuell anlegen ==
1.1	84
	85	Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
	86
	87	Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
	88
	89	Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
	90
	91	Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
	92
	93	Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
	94
	95	Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
	96
9.1	97
2.1	98	== Beziehungen verwalten ==
1.1	99
	100	Beziehungen zwischen Kontakten
	101
	102	Neue Beziehung anlegen
	103
	104	Suchen einer Beziehung
	105
9.1	106
2.1	107	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	108
	109	Unterstützung von Outlook 365
	110
	111	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	112
	113	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	114
	115	Beispiel:
	116
3.1	117
	118
2.1	119	== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
1.1	120
4.1	121	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	122
3.1	123	Anforderungskriterien
1.1	124
3.1	125	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	126	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	127	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	128
	129	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	130
	131	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	132
	133	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	134
4.1	135	(% class="wikigeneratedid" %)
	136	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	137
8.1	138	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	139
8.1	140	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	141
	142	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	143
	144	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	145	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	146	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	147
10.1	148	Beispieldatei
3.1	149
15.1	150	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.