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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.2 von Marco Bauer am 2023/05/11 13:24
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Wo findet man was? =
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20 = Kontakttypen =
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22 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
23 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
24 Eine Organisation ist eine juristische Person.
25 Beispiele einer Organisation sind:
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27 * Gewerblicher Betrieb
28 * Verein
29 * Stiftung
30 )))
31 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
32 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
33 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
34 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
35 Beispiele eines Haushalts sind:(((
36 * Familie
37 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
38 )))
39
40 == ==
41
42 = Anwendungsfälle =
43
44 == Anwendungsfall 1 ==
45
46 ??
47
48 == Anwendungsfall 2 ==
49
50 ??
51
52
53
54 = Arbeiten mit Kontakten =
55
56 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
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58 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
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60 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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62
63 == Kontakt suchen ==
64
65 Eine leistungsfähige Suche
66
67 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
68
69 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
70
71 Beispielsuche
72
73
74 == Dublettenerkennung ==
75
76 Unterstützung von Dublettenerkennung
77
78 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
79
80 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
81
82
83 == Kontakte manuell anlegen ==
84
85 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
86
87 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
88
89 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
90
91 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
92
93 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
94
95 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
96
97
98 == Beziehungen verwalten ==
99
100 Beziehungen zwischen Kontakten
101
102 Neue Beziehung anlegen
103
104 Suchen einer Beziehung
105
106
107 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
108
109 Unterstützung von Outlook 365
110
111 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
112
113 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
114
115 Beispiel:
116
117
118
119 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
120
121 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
122
123 **Anforderungskriterien**
124
125 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
126 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
127 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
128
129 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
130
131 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
132
133 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
134
135 (% class="wikigeneratedid" %)
136 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
137
138 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
139
140 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
141
142 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
143
144 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
145 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
146 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
147
148 **Beispieldatei**
149
150 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.