Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.3 von Marco Bauer am 2023/05/11 13:25

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
17.2	14
	15
27.2	16	= Wo findet man was? =
	17
27.3	18	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
27.2	19
	20
17.2	21	= Kontakttypen =
	22
22.3	23	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	24	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	25	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	26	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	27
21.1	28	* Gewerblicher Betrieb
	29	* Verein
	30	* Stiftung
	31	)))
27.1	32	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	33	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	34	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	35	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	36	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	37	* Familie
	38	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	39	)))
17.2	40
25.1	41	== ==
17.4	42
17.3	43	= Anwendungsfälle =
17.2	44
17.3	45	== Anwendungsfall 1 ==
	46
	47	??
	48
	49	== Anwendungsfall 2 ==
	50
	51	??
	52
	53
	54
2.1	55	= Arbeiten mit Kontakten =
1.1	56
	57	Kontakte sind wichtig, sind die Basis
	58
	59	Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
	60
	61	Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
	62
	63
2.1	64	== Kontakt suchen ==
1.1	65
	66	Eine leistungsfähige Suche
	67
	68	Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
	69
9.1	70	Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
1.1	71
	72	Beispielsuche
	73
9.1	74
2.1	75	== Dublettenerkennung ==
1.1	76
	77	Unterstützung von Dublettenerkennung
	78
	79	Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
	80
	81	System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
	82
9.1	83
2.1	84	== Kontakte manuell anlegen ==
1.1	85
	86	Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
	87
	88	Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
	89
	90	Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
	91
	92	Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
	93
	94	Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
	95
	96	Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
	97
9.1	98
2.1	99	== Beziehungen verwalten ==
1.1	100
	101	Beziehungen zwischen Kontakten
	102
	103	Neue Beziehung anlegen
	104
	105	Suchen einer Beziehung
	106
9.1	107
2.1	108	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	109
	110	Unterstützung von Outlook 365
	111
	112	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	113
	114	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	115
	116	Beispiel:
	117
3.1	118
	119
2.1	120	== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
1.1	121
4.1	122	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	123
3.1	124	Anforderungskriterien
1.1	125
3.1	126	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	127	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	128	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	129
	130	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	131
	132	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	133
	134	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	135
4.1	136	(% class="wikigeneratedid" %)
	137	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	138
8.1	139	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	140
8.1	141	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	142
	143	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	144
	145	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	146	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	147	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	148
10.1	149	Beispieldatei
3.1	150
15.1	151	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.