Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.3 von Marco Bauer am 2023/05/11 13:25
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20
21 = Kontakttypen =
22
23 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
24 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
25 Eine Organisation ist eine juristische Person.
26 Beispiele einer Organisation sind:
27
28 * Gewerblicher Betrieb
29 * Verein
30 * Stiftung
31 )))
32 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
36 Beispiele eines Haushalts sind:(((
37 * Familie
38 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
39 )))
40
41 == ==
42
43 = Anwendungsfälle =
44
45 == Anwendungsfall 1 ==
46
47 ??
48
49 == Anwendungsfall 2 ==
50
51 ??
52
53
54
55 = Arbeiten mit Kontakten =
56
57 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
58
59 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
60
61 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
62
63
64 == Kontakt suchen ==
65
66 Eine leistungsfähige Suche
67
68 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
69
70 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
71
72 Beispielsuche
73
74
75 == Dublettenerkennung ==
76
77 Unterstützung von Dublettenerkennung
78
79 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
80
81 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
82
83
84 == Kontakte manuell anlegen ==
85
86 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
87
88 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
89
90 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
91
92 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
93
94 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
95
96 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
97
98
99 == Beziehungen verwalten ==
100
101 Beziehungen zwischen Kontakten
102
103 Neue Beziehung anlegen
104
105 Suchen einer Beziehung
106
107
108 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
109
110 Unterstützung von Outlook 365
111
112 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
113
114 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
115
116 Beispiel:
117
118
119
120 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
121
122 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
123
124 **Anforderungskriterien**
125
126 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
127 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
128 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
129
130 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
131
132 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
133
134 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
135
136 (% class="wikigeneratedid" %)
137 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
138
139 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
140
141 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
142
143 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
144
145 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
146 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
147 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
148
149 **Beispieldatei**
150
151 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.