Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.4 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:17

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
17.2	14
	15
27.2	16	= Wo findet man was? =
	17
27.3	18	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
27.2	19
27.4	20	[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
27.2	21
27.4	22
	23
	24
	25
17.2	26	= Kontakttypen =
	27
22.3	28	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	29	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	30	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	31	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	32
21.1	33	* Gewerblicher Betrieb
	34	* Verein
	35	* Stiftung
	36	)))
27.1	37	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	38	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	39	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	40	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	41	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	42	* Familie
	43	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	44	)))
17.2	45
25.1	46	== ==
17.4	47
17.3	48	= Anwendungsfälle =
17.2	49
17.3	50	== Anwendungsfall 1 ==
	51
	52	??
	53
	54	== Anwendungsfall 2 ==
	55
	56	??
	57
	58
	59
2.1	60	= Arbeiten mit Kontakten =
1.1	61
	62	Kontakte sind wichtig, sind die Basis
	63
	64	Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
	65
	66	Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
	67
	68
2.1	69	== Kontakt suchen ==
1.1	70
	71	Eine leistungsfähige Suche
	72
	73	Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
	74
9.1	75	Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
1.1	76
	77	Beispielsuche
	78
9.1	79
2.1	80	== Dublettenerkennung ==
1.1	81
	82	Unterstützung von Dublettenerkennung
	83
	84	Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
	85
	86	System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
	87
9.1	88
2.1	89	== Kontakte manuell anlegen ==
1.1	90
	91	Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
	92
	93	Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
	94
	95	Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
	96
	97	Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
	98
	99	Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
	100
	101	Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
	102
9.1	103
2.1	104	== Beziehungen verwalten ==
1.1	105
	106	Beziehungen zwischen Kontakten
	107
	108	Neue Beziehung anlegen
	109
	110	Suchen einer Beziehung
	111
9.1	112
2.1	113	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	114
	115	Unterstützung von Outlook 365
	116
	117	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	118
	119	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	120
	121	Beispiel:
	122
3.1	123
	124
2.1	125	== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
1.1	126
4.1	127	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	128
3.1	129	Anforderungskriterien
1.1	130
3.1	131	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	132	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	133	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	134
	135	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	136
	137	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	138
	139	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	140
4.1	141	(% class="wikigeneratedid" %)
	142	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	143
8.1	144	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	145
8.1	146	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	147
	148	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	149
	150	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	151	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	152	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	153
10.1	154	Beispieldatei
3.1	155
15.1	156	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.