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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 27.4 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:17
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Wo findet man was? =
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18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
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20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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26 = Kontakttypen =
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28 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
29 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
30 Eine Organisation ist eine juristische Person.
31 Beispiele einer Organisation sind:
32
33 * Gewerblicher Betrieb
34 * Verein
35 * Stiftung
36 )))
37 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
38 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
39 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
41 Beispiele eines Haushalts sind:(((
42 * Familie
43 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
44 )))
45
46 == ==
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48 = Anwendungsfälle =
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50 == Anwendungsfall 1 ==
51
52 ??
53
54 == Anwendungsfall 2 ==
55
56 ??
57
58
59
60 = Arbeiten mit Kontakten =
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62 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
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64 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
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66 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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68
69 == Kontakt suchen ==
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71 Eine leistungsfähige Suche
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73 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
74
75 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
76
77 Beispielsuche
78
79
80 == Dublettenerkennung ==
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82 Unterstützung von Dublettenerkennung
83
84 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
85
86 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
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88
89 == Kontakte manuell anlegen ==
90
91 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
92
93 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
94
95 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
96
97 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
98
99 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
100
101 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
102
103
104 == Beziehungen verwalten ==
105
106 Beziehungen zwischen Kontakten
107
108 Neue Beziehung anlegen
109
110 Suchen einer Beziehung
111
112
113 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
114
115 Unterstützung von Outlook 365
116
117 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
118
119 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
120
121 Beispiel:
122
123
124
125 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
126
127 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
128
129 **Anforderungskriterien**
130
131 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
132 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
133 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
134
135 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
136
137 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
138
139 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
140
141 (% class="wikigeneratedid" %)
142 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
143
144 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
145
146 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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148 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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150 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
151 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
152 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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154 **Beispieldatei**
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156 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.