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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 28.1 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:30
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Wo findet man was? =
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18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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35 = Kontakttypen =
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37 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
38 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
39 Eine Organisation ist eine juristische Person.
40 Beispiele einer Organisation sind:
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42 * Gewerblicher Betrieb
43 * Verein
44 * Stiftung
45 )))
46 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
47 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
48 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
49 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
50 Beispiele eines Haushalts sind:(((
51 * Familie
52 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
53 )))
54
55 == ==
56
57 = Anwendungsfälle =
58
59 == Anwendungsfall 1 ==
60
61 ??
62
63 == Anwendungsfall 2 ==
64
65 ??
66
67
68
69 = Arbeiten mit Kontakten =
70
71 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
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73 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
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75 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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77
78 == Kontakt suchen ==
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80 Eine leistungsfähige Suche
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82 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
83
84 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
85
86 Beispielsuche
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88
89 == Dublettenerkennung ==
90
91 Unterstützung von Dublettenerkennung
92
93 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
94
95 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
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97
98 == Kontakte manuell anlegen ==
99
100 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
101
102 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
103
104 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
105
106 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
107
108 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
109
110 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
111
112
113 == Beziehungen verwalten ==
114
115 Beziehungen zwischen Kontakten
116
117 Neue Beziehung anlegen
118
119 Suchen einer Beziehung
120
121
122 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
123
124 Unterstützung von Outlook 365
125
126 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
127
128 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
129
130 Beispiel:
131
132
133
134 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
135
136 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
137
138 **Anforderungskriterien**
139
140 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
141 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
142 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
143
144 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
145
146 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
147
148 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
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150 (% class="wikigeneratedid" %)
151 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
152
153 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
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155 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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157 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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159 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
160 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
161 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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163 **Beispieldatei**
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165 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.