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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 29.1 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:45
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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34 == Über Kontakte (Grundlegendes) ==
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37
38 = Kontakttypen =
39
40 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
41 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
42 Eine Organisation ist eine juristische Person.
43 Beispiele einer Organisation sind:
44
45 * Gewerblicher Betrieb
46 * Verein
47 * Stiftung
48 )))
49 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
50 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
51 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
52 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
53 Beispiele eines Haushalts sind:(((
54 * Familie
55 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
56 )))
57
58 == ==
59
60 == Kontakte anlegen ==
61
62
63
64 == Kontakte suchen ==
65
66
67
68 == Kontaktmanagement individualisieren ==
69
70
71
72
73
74 = Anwendungsfälle =
75
76 == Anwendungsfall 1 ==
77
78 ??
79
80 == Anwendungsfall 2 ==
81
82 ??
83
84
85
86 = Arbeiten mit Kontakten =
87
88 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
89
90 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
91
92 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
93
94
95 == Kontakt suchen ==
96
97 Eine leistungsfähige Suche
98
99 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
100
101 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
102
103 Beispielsuche
104
105
106 == Dublettenerkennung ==
107
108 Unterstützung von Dublettenerkennung
109
110 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
111
112 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
113
114
115 == Kontakte manuell anlegen ==
116
117 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
118
119 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
120
121 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
122
123 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
124
125 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
126
127 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
128
129
130 == Beziehungen verwalten ==
131
132 Beziehungen zwischen Kontakten
133
134 Neue Beziehung anlegen
135
136 Suchen einer Beziehung
137
138
139 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
140
141 Unterstützung von Outlook 365
142
143 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
144
145 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
146
147 Beispiel:
148
149
150
151 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
152
153 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
154
155 **Anforderungskriterien**
156
157 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
158 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
159 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
160
161 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
162
163 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
164
165 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
166
167 (% class="wikigeneratedid" %)
168 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
169
170 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
171
172 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
173
174 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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176 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
177 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
178 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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180 **Beispieldatei**
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182 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.