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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 30.1 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:46
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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33 (% class="wikigeneratedid" %)
34 = =
35
36 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
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38
39
40 == Kontakttypen ==
41
42 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
43 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 Eine Organisation ist eine juristische Person.
45 Beispiele einer Organisation sind:
46
47 * Gewerblicher Betrieb
48 * Verein
49 * Stiftung
50 )))
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
52 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
53 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
55 Beispiele eines Haushalts sind:(((
56 * Familie
57 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
58 )))
59
60 == ==
61
62 == Kontakte anlegen ==
63
64
65
66 == Kontakte suchen ==
67
68
69
70 = Kontaktmanagement individualisieren =
71
72
73
74
75
76 = Anwendungsfälle =
77
78 == Anwendungsfall 1 ==
79
80 ??
81
82 == Anwendungsfall 2 ==
83
84 ??
85
86
87
88 = Arbeiten mit Kontakten =
89
90 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
91
92 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
93
94 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
95
96
97 == Kontakt suchen ==
98
99 Eine leistungsfähige Suche
100
101 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
102
103 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
104
105 Beispielsuche
106
107
108 == Dublettenerkennung ==
109
110 Unterstützung von Dublettenerkennung
111
112 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
113
114 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
115
116
117 == Kontakte manuell anlegen ==
118
119 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
120
121 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
122
123 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
124
125 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
126
127 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
128
129 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
130
131
132 == Beziehungen verwalten ==
133
134 Beziehungen zwischen Kontakten
135
136 Neue Beziehung anlegen
137
138 Suchen einer Beziehung
139
140
141 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
142
143 Unterstützung von Outlook 365
144
145 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
146
147 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
148
149 Beispiel:
150
151
152
153 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
154
155 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
156
157 **Anforderungskriterien**
158
159 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
160 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
161 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
162
163 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
164
165 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
166
167 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
168
169 (% class="wikigeneratedid" %)
170 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
171
172 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
173
174 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
175
176 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
177
178 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
179 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
180 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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182 **Beispieldatei**
183
184 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.