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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 31.1 von Marco Bauer am 2023/05/11 15:47
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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33 = =
34
35 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
36
37
38
39 == Kontakttypen ==
40
41 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Eine Organisation ist eine juristische Person.
44 Beispiele einer Organisation sind:
45
46 * Gewerblicher Betrieb
47 * Verein
48 * Stiftung
49 )))
50 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
51 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
52 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
53 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
54 Beispiele eines Haushalts sind:(((
55 * Familie
56 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
57 )))
58
59 == Kontakte anlegen ==
60
61
62
63 == Kontakte suchen ==
64
65
66
67 = Kontaktmanagement individualisieren =
68
69
70
71
72
73 = Anwendungsfälle =
74
75 == Anwendungsfall 1 ==
76
77 ??
78
79 == Anwendungsfall 2 ==
80
81 ??
82
83
84
85 = Arbeiten mit Kontakten =
86
87 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
88
89 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
90
91 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
92
93
94 == Kontakt suchen ==
95
96 Eine leistungsfähige Suche
97
98 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
99
100 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
101
102 Beispielsuche
103
104
105 == Dublettenerkennung ==
106
107 Unterstützung von Dublettenerkennung
108
109 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
110
111 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
112
113
114 == Kontakte manuell anlegen ==
115
116 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
117
118 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
119
120 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
121
122 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
123
124 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
125
126 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
127
128
129 == Beziehungen verwalten ==
130
131 Beziehungen zwischen Kontakten
132
133 Neue Beziehung anlegen
134
135 Suchen einer Beziehung
136
137
138 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
139
140 Unterstützung von Outlook 365
141
142 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
143
144 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
145
146 Beispiel:
147
148
149
150 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
151
152 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
153
154 **Anforderungskriterien**
155
156 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
157 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
158 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
159
160 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
161
162 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
163
164 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
165
166 (% class="wikigeneratedid" %)
167 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
168
169 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
170
171 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
172
173 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
174
175 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
176 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
177 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
178
179 **Beispieldatei**
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181 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.