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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 32.2 von Marco Bauer am 2023/05/12 10:12
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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16 = Wo findet man was? =
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18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
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36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
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77
78
79 == Kontakte suchen ==
80
81
82
83 = Kontaktmanagement individualisieren =
84
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86
87
88
89 = Anwendungsfälle =
90
91 == Anwendungsfall 1 ==
92
93 ??
94
95 == Anwendungsfall 2 ==
96
97 ??
98
99
100
101 = Arbeiten mit Kontakten =
102
103 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
104
105 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
106
107 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
108
109
110 == Kontakt suchen ==
111
112 Eine leistungsfähige Suche
113
114 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
115
116 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
117
118 Beispielsuche
119
120
121 == Dublettenerkennung ==
122
123 Unterstützung von Dublettenerkennung
124
125 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
126
127 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
128
129
130 == Kontakte manuell anlegen ==
131
132 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
133
134 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
135
136 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
137
138 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
139
140 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
141
142 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
143
144
145 == Beziehungen verwalten ==
146
147 Beziehungen zwischen Kontakten
148
149 Neue Beziehung anlegen
150
151 Suchen einer Beziehung
152
153
154 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
155
156 Unterstützung von Outlook 365
157
158 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
159
160 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
161
162 Beispiel:
163
164
165
166 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
167
168 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
169
170 **Anforderungskriterien**
171
172 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
173 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
174 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
175
176 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
177
178 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
179
180 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
181
182 (% class="wikigeneratedid" %)
183 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
184
185 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
186
187 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
188
189 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
190
191 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
192 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
193 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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195 **Beispieldatei**
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197 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.