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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 32.4 von Marco Bauer am 2023/05/12 10:27
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
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15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76
77 == Kontakte suchen ==
78
79 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
80 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
84
85 (% start="3" %)
86 1. Gesuchten Kontakt auswählen
87
88
89
90
91
92 = Kontaktmanagement individualisieren =
93
94
95
96
97
98 = Anwendungsfälle =
99
100 == Anwendungsfall 1 ==
101
102 ??
103
104 == Anwendungsfall 2 ==
105
106 ??
107
108
109
110 = Arbeiten mit Kontakten =
111
112 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
113
114 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
115
116 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
117
118
119 == Kontakt suchen ==
120
121 Eine leistungsfähige Suche
122
123 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
124
125 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
126
127 Beispielsuche
128
129
130 == Dublettenerkennung ==
131
132 Unterstützung von Dublettenerkennung
133
134 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
135
136 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
137
138
139 == Kontakte manuell anlegen ==
140
141 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
142
143 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
144
145 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
146
147 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
148
149 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
150
151 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
152
153
154 == Beziehungen verwalten ==
155
156 Beziehungen zwischen Kontakten
157
158 Neue Beziehung anlegen
159
160 Suchen einer Beziehung
161
162
163 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
164
165 Unterstützung von Outlook 365
166
167 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
168
169 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
170
171 Beispiel:
172
173
174
175 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
176
177 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
178
179 **Anforderungskriterien**
180
181 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
182 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
183 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
184
185 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
186
187 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
188
189 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
190
191 (% class="wikigeneratedid" %)
192 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
193
194 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
195
196 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
197
198 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
199
200 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
201 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
202 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
203
204 **Beispieldatei**
205
206 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.