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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 32.5 von Marco Bauer am 2023/05/12 10:33
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76
77 == Kontakte suchen ==
78
79 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
80 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
84
85 (% start="3" %)
86 1. Gesuchten Kontakt auswählen
87
88
89 = Kontaktmanagement individualisieren =
90
91 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
95
96 (% start="2" %)
97 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Die Einstellungen werden geöffnet.
101
102 (% start="3" %)
103 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
104
105
106
107
108
109 = Anwendungsfälle =
110
111 == Anwendungsfall 1 ==
112
113 ??
114
115 == Anwendungsfall 2 ==
116
117 ??
118
119
120
121 = Arbeiten mit Kontakten =
122
123 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
124
125 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
126
127 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
128
129
130 == Kontakt suchen ==
131
132 Eine leistungsfähige Suche
133
134 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
135
136 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
137
138 Beispielsuche
139
140
141 == Dublettenerkennung ==
142
143 Unterstützung von Dublettenerkennung
144
145 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
146
147 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
148
149
150 == Kontakte manuell anlegen ==
151
152 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
153
154 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
155
156 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
157
158 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
159
160 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
161
162 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
163
164
165 == Beziehungen verwalten ==
166
167 Beziehungen zwischen Kontakten
168
169 Neue Beziehung anlegen
170
171 Suchen einer Beziehung
172
173
174 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
175
176 Unterstützung von Outlook 365
177
178 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
179
180 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
181
182 Beispiel:
183
184
185
186 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
187
188 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
189
190 **Anforderungskriterien**
191
192 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
193 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
194 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
195
196 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
197
198 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
199
200 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
201
202 (% class="wikigeneratedid" %)
203 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
204
205 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
206
207 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
208
209 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
210
211 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
212 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
213 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
214
215 **Beispieldatei**
216
217 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.