Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 35.1 von Reiner Prummer am 2023/05/12 11:20

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
17.2	14
	15
27.2	16	= Wo findet man was? =
	17
35.1	18	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>Kontaktmanagement individualisieren\|\|anchor="Kontakttypen"]]? Wo im Fenster ist was?"
27.2	19
27.4	20	[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
27.2	21
27.4	22
27.5	23	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	24	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
	25	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
	26	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
	27	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
	28	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
	29	(Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
	30	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
	31	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
27.4	32
30.1	33	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	34
28.2	35
	36
30.1	37	== Kontakttypen ==
17.2	38
22.3	39	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	40	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	41	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	42	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	43
21.1	44	* Gewerblicher Betrieb
	45	* Verein
	46	* Stiftung
	47	)))
27.1	48	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	49	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	50	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	51	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	52	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	53	* Familie
	54	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	55	)))
17.2	56
29.1	57	== Kontakte anlegen ==
	58
32.2	59	1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
29.1	60
32.2	61	(% style="list-style-type:circle" %)
	62	* Button <Kontakt> wird angezeigt.
29.1	63
32.2	64	(% start="2" %)
	65	1. Auf <Kontakt> klicken
	66
	67	(% style="list-style-type:circle" %)
	68	* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
	69
	70	(% start="3" %)
	71	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	72
	73	(% style="list-style-type:circle" %)
	74	* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
	75
32.4	76	== Kontakte suchen ==
32.2	77
32.4	78	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
	79	1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	80
32.4	81	(% style="list-style-type:circle" %)
	82	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	83
32.4	84	(% start="3" %)
	85	1. Gesuchten Kontakt auswählen
29.1	86
32.5	87	= Kontaktmanagement individualisieren =
32.4	88
32.5	89	1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
32.4	90
32.5	91	(% style="list-style-type:circle" %)
	92	* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
32.4	93
32.5	94	(% start="2" %)
	95	1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
29.1	96
32.5	97	(% style="list-style-type:circle" %)
	98	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	99
32.5	100	(% start="3" %)
	101	1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	102
	103
17.3	104	= Anwendungsfälle =
17.2	105
17.3	106	== Anwendungsfall 1 ==
	107
	108	??
	109
	110	== Anwendungsfall 2 ==
	111
	112	??
	113
	114
	115
2.1	116	= Arbeiten mit Kontakten =
1.1	117
	118	Kontakte sind wichtig, sind die Basis
	119
	120	Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
	121
	122	Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
	123
	124
2.1	125	== Kontakt suchen ==
1.1	126
	127	Eine leistungsfähige Suche
	128
	129	Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
	130
9.1	131	Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
1.1	132
	133	Beispielsuche
	134
9.1	135
2.1	136	== Dublettenerkennung ==
1.1	137
	138	Unterstützung von Dublettenerkennung
	139
	140	Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
	141
	142	System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
	143
9.1	144
2.1	145	== Kontakte manuell anlegen ==
1.1	146
	147	Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
	148
	149	Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
	150
	151	Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
	152
	153	Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
	154
	155	Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
	156
	157	Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
	158
9.1	159
2.1	160	== Beziehungen verwalten ==
1.1	161
	162	Beziehungen zwischen Kontakten
	163
	164	Neue Beziehung anlegen
	165
	166	Suchen einer Beziehung
	167
9.1	168
2.1	169	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	170
	171	Unterstützung von Outlook 365
	172
	173	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	174
	175	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	176
	177	Beispiel:
	178
3.1	179
	180
2.1	181	== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
1.1	182
4.1	183	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	184
3.1	185	Anforderungskriterien
1.1	186
3.1	187	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	188	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	189	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	190
	191	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	192
	193	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	194
	195	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	196
4.1	197	(% class="wikigeneratedid" %)
	198	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	199
8.1	200	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	201
8.1	202	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	203
	204	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	205
	206	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	207	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	208	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	209
10.1	210	Beispieldatei
3.1	211
15.1	212	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.