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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 35.1 von Reiner Prummer am 2023/05/12 11:20
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>Kontaktmanagement individualisieren||anchor="Kontakttypen"]]? Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 == Kontakte suchen ==
77
78 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83
84 (% start="3" %)
85 1. Gesuchten Kontakt auswählen
86
87 = Kontaktmanagement individualisieren =
88
89 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
93
94 (% start="2" %)
95 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
96
97 (% style="list-style-type:circle" %)
98 * Die Einstellungen werden geöffnet.
99
100 (% start="3" %)
101 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
102
103
104 = Anwendungsfälle =
105
106 == Anwendungsfall 1 ==
107
108 ??
109
110 == Anwendungsfall 2 ==
111
112 ??
113
114
115
116 = Arbeiten mit Kontakten =
117
118 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
119
120 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
121
122 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
123
124
125 == Kontakt suchen ==
126
127 Eine leistungsfähige Suche
128
129 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
130
131 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
132
133 Beispielsuche
134
135
136 == Dublettenerkennung ==
137
138 Unterstützung von Dublettenerkennung
139
140 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
141
142 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
143
144
145 == Kontakte manuell anlegen ==
146
147 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
148
149 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
150
151 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
152
153 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
154
155 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
156
157 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
158
159
160 == Beziehungen verwalten ==
161
162 Beziehungen zwischen Kontakten
163
164 Neue Beziehung anlegen
165
166 Suchen einer Beziehung
167
168
169 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
170
171 Unterstützung von Outlook 365
172
173 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
174
175 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
176
177 Beispiel:
178
179
180
181 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
182
183 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
184
185 **Anforderungskriterien**
186
187 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
188 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
189 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
190
191 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
192
193 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
194
195 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
196
197 (% class="wikigeneratedid" %)
198 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
199
200 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
201
202 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
203
204 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
205
206 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
207 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
208 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
209
210 **Beispieldatei**
211
212 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.