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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 43.1 von Reiner Prummer am 2023/05/12 11:34
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HDublettenerkennung]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 == Kontakte suchen ==
77
78 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83
84 (% start="3" %)
85 1. Gesuchten Kontakt auswählen
86
87 = Kontaktmanagement individualisieren =
88
89 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
93
94 (% start="2" %)
95 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
96
97 (% style="list-style-type:circle" %)
98 * Die Einstellungen werden geöffnet.
99
100 (% start="3" %)
101 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
102
103 = Anwendungsfälle =
104
105 == Anwendungsfall 1 ==
106
107 ??
108
109 == Anwendungsfall 2 ==
110
111 ??
112
113
114
115 = Arbeiten mit Kontakten =
116
117 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
118
119 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
120
121 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
122
123
124 == Kontakt suchen ==
125
126 Eine leistungsfähige Suche
127
128 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
129
130 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
131
132 Beispielsuche
133
134
135 == Dublettenerkennung ==
136
137 Unterstützung von Dublettenerkennung
138
139 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
140
141 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
142
143
144 == Kontakte manuell anlegen ==
145
146 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
147
148 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
149
150 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
151
152 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
153
154 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
155
156 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
157
158
159 == Beziehungen verwalten ==
160
161 Beziehungen zwischen Kontakten
162
163 Neue Beziehung anlegen
164
165 Suchen einer Beziehung
166
167
168 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
169
170 Unterstützung von Outlook 365
171
172 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
173
174 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
175
176 Beispiel:
177
178
179
180 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
181
182 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
183
184 **Anforderungskriterien**
185
186 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
187 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
188 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
189
190 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
191
192 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
193
194 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
195
196 (% class="wikigeneratedid" %)
197 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
198
199 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
200
201 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
202
203 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
204
205 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
206 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
207 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
208
209 **Beispieldatei**
210
211 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.