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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 46.2 von Marco Bauer am 2023/05/12 12:25
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 == Kontakte suchen ==
77
78 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83
84 (% start="3" %)
85 1. Gesuchten Kontakt auswählen
86
87 (% class="wikigeneratedid" %)
88 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
89
90 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
91 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
92
93 Passwort (Siehe Kapitel: Passwort ändern)
94
95 Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
96
97 E-Mail-Signatur
98
99 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
100
101 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
105
106 (% start="2" %)
107 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Die Einstellungen werden geöffnet.
111
112 (% start="3" %)
113 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
114
115 = Anwendungsfälle =
116
117 == Anwendungsfall 1 ==
118
119 ??
120
121 == Anwendungsfall 2 ==
122
123 ??
124
125
126
127 = Arbeiten mit Kontakten =
128
129 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
130
131 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
132
133 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
134
135
136 == Kontakt suchen ==
137
138 Eine leistungsfähige Suche
139
140 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
141
142 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
143
144 Beispielsuche
145
146
147 == Dublettenerkennung ==
148
149 Unterstützung von Dublettenerkennung
150
151 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
152
153 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
154
155
156 == Kontakte manuell anlegen ==
157
158 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
159
160 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
161
162 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
163
164 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
165
166 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
167
168 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
169
170
171 == Beziehungen verwalten ==
172
173 Beziehungen zwischen Kontakten
174
175 Neue Beziehung anlegen
176
177 Suchen einer Beziehung
178
179
180 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
181
182 Unterstützung von Outlook 365
183
184 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
185
186 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
187
188 Beispiel:
189
190
191
192 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
193
194 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
195
196 **Anforderungskriterien**
197
198 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
199 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
200 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
201
202 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
203
204 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
205
206 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
207
208 (% class="wikigeneratedid" %)
209 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
210
211 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
212
213 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
214
215 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
216
217 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
218 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
219 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
220
221 **Beispieldatei**
222
223 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.