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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 47.1 von Marco Bauer am 2023/05/12 12:37
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 == Kontakte suchen ==
77
78 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83
84 (% start="3" %)
85 1. Gesuchten Kontakt auswählen
86
87 (% class="wikigeneratedid" %)
88 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
89
90 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
91 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
92 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
93
94 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
95 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
96 * E-Mail-Signatur
97
98 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
99
100 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
101
102 (% style="list-style-type:circle" %)
103 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
104
105 (% start="2" %)
106 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Die Einstellungen werden geöffnet.
110
111 (% start="3" %)
112 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
113
114 = Anwendungsfälle =
115
116 == Anwendungsfall 1 ==
117
118 ??
119
120 == Anwendungsfall 2 ==
121
122 ??
123
124
125
126 = Arbeiten mit Kontakten =
127
128 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
129
130 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
131
132 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
133
134
135 == Kontakt suchen ==
136
137 Eine leistungsfähige Suche
138
139 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
140
141 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
142
143 Beispielsuche
144
145
146 == Dublettenerkennung ==
147
148 Unterstützung von Dublettenerkennung
149
150 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
151
152 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
153
154
155 == Kontakte manuell anlegen ==
156
157 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
158
159 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
160
161 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
162
163 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
164
165 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
166
167 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
168
169
170 == Beziehungen verwalten ==
171
172 Beziehungen zwischen Kontakten
173
174 Neue Beziehung anlegen
175
176 Suchen einer Beziehung
177
178
179 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
180
181 Unterstützung von Outlook 365
182
183 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
184
185 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
186
187 Beispiel:
188
189
190
191 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
192
193 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
194
195 **Anforderungskriterien**
196
197 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
198 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
199 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
200
201 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
202
203 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
204
205 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
206
207 (% class="wikigeneratedid" %)
208 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
209
210 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
211
212 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
213
214 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
215
216 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
217 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
218 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
219
220 **Beispieldatei**
221
222 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.