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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 48.1 von Marco Bauer am 2023/05/12 13:01
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: Konfiguration des Kontaktmanagements).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 == Kontakte suchen ==
77
78 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83
84 (% start="3" %)
85 1. Gesuchten Kontakt auswählen
86
87 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
88
89 (% style="float:right" %)
90 [[Konfigurationen in der Sidebar>>image:Konfigurationen_Kontaktmanagement.png||alt="Konfigurationen in der Sidebar" height="312" width="234"]]
91
92 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
93 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
94 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
95
96 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
97 * E-Mail-Signatur
98 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
99
100 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
101
102 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
106
107 (% start="2" %)
108 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
109
110 (% style="list-style-type:circle" %)
111 * Die Einstellungen werden geöffnet.
112
113 (% start="3" %)
114 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
115
116 = Anwendungsfälle =
117
118 == Anwendungsfall 1 ==
119
120 ??
121
122 == Anwendungsfall 2 ==
123
124 ??
125
126
127
128 = Arbeiten mit Kontakten =
129
130 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
131
132 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
133
134 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
135
136
137 == Kontakt suchen ==
138
139 Eine leistungsfähige Suche
140
141 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
142
143 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
144
145 Beispielsuche
146
147
148 == Dublettenerkennung ==
149
150 Unterstützung von Dublettenerkennung
151
152 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
153
154 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
155
156
157 == Kontakte manuell anlegen ==
158
159 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
160
161 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
162
163 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
164
165 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
166
167 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
168
169 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
170
171
172 == Beziehungen verwalten ==
173
174 Beziehungen zwischen Kontakten
175
176 Neue Beziehung anlegen
177
178 Suchen einer Beziehung
179
180
181 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
182
183 Unterstützung von Outlook 365
184
185 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
186
187 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
188
189 Beispiel:
190
191
192
193 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
194
195 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
196
197 **Anforderungskriterien**
198
199 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
200 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
201 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
202
203 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
204
205 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
206
207 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
208
209 (% class="wikigeneratedid" %)
210 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
211
212 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
213
214 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
215
216 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
217
218 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
219 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
220 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
221
222 **Beispieldatei**
223
224 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.