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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 49.2 von Marco Bauer am 2023/05/12 13:28
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14
15
16 = Wo findet man was? =
17
18 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19
20 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
21
22
23 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
30 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
32
33 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34
35
36
37 == Kontakttypen ==
38
39 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 Beispiele einer Organisation sind:
43
44 * Gewerblicher Betrieb
45 * Verein
46 * Stiftung
47 )))
48 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 * Familie
54 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 )))
56
57 == Kontakte anlegen ==
58
59 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60
61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
63
64 (% start="2" %)
65 1. Auf <Kontakt> klicken
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69
70 (% start="3" %)
71 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75
76 === Organisation mit Ansprechpartner anlegen ===
77
78 ??
79
80 === Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen ===
81
82 ??
83
84
85 == Kontakte suchen ==
86
87 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
88 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
89
90 (% style="list-style-type:circle" %)
91 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
92
93 (% start="3" %)
94 1. Gesuchten Kontakt auswählen
95
96 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
97
98 (% style="float:right" %)
99 [[Konfigurationen in der Sidebar>>image:Konfigurationen_Kontaktmanagement.png||alt="Konfigurationen in der Sidebar" height="312" width="234"]]
100
101 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
102 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
103 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
104
105 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
106 * E-Mail-Signatur
107 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
108
109 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
110
111 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
112
113 (% style="list-style-type:circle" %)
114 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
115
116 (% start="2" %)
117 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
118
119 (% style="list-style-type:circle" %)
120 * Die Einstellungen werden geöffnet.
121
122 (% start="3" %)
123 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
124
125 = Anwendungsfälle =
126
127 == Anwendungsfall 1 ==
128
129 ??
130
131 == Anwendungsfall 2 ==
132
133 ??
134
135
136
137 = Arbeiten mit Kontakten =
138
139 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
140
141 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
142
143 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
144
145
146 == Kontakt suchen ==
147
148 Eine leistungsfähige Suche
149
150 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
151
152 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
153
154 Beispielsuche
155
156
157 == Dublettenerkennung ==
158
159 Unterstützung von Dublettenerkennung
160
161 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
162
163 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
164
165
166 == Kontakte manuell anlegen ==
167
168 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
169
170 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
171
172 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
173
174 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
175
176 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
177
178 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
179
180
181 == Beziehungen verwalten ==
182
183 Beziehungen zwischen Kontakten
184
185 Neue Beziehung anlegen
186
187 Suchen einer Beziehung
188
189
190 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
191
192 Unterstützung von Outlook 365
193
194 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
195
196 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
197
198 Beispiel:
199
200
201
202 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
203
204 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
205
206 **Anforderungskriterien**
207
208 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
209 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
210 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
211
212 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
213
214 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
215
216 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
217
218 (% class="wikigeneratedid" %)
219 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
220
221 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
222
223 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
224
225 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
226
227 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
228 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
229 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
230
231 **Beispieldatei**
232
233 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.