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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 54.1 von Marco Bauer am 2023/05/12 15:54
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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27 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
35 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39
40
41 == Kontakttypen ==
42
43 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
45 Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 Beispiele einer Organisation sind:
47
48 * Gewerblicher Betrieb
49 * Verein
50 * Stiftung
51 )))
52 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 * Familie
58 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
59 )))
60
61 == Kontakte anlegen ==
62
63 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
64
65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
67
68 (% start="2" %)
69 1. Auf <Kontakt> klicken
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
73
74 (% start="3" %)
75 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
79
80 === Organisation mit Ansprechpartner anlegen ===
81
82 ??
83
84 === Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen ===
85
86 ??
87
88
89 == Kontakte suchen ==
90
91 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
92 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Gesuchten Kontakt auswählen
99
100 (% style="float:right" %)
101 [[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
102
103 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
104
105 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
106 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
107 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
108
109 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
110 * E-Mail-Signatur
111 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
112
113 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
114
115 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
119
120 (% start="2" %)
121 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Die Einstellungen werden geöffnet.
125
126 (% start="3" %)
127 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
128
129
130
131 == Beziehungen verwalten ==
132
133 Beziehungen zwischen Kontakten
134
135 Neue Beziehung anlegen
136
137 Suchen einer Beziehung
138
139
140 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
141
142 Unterstützung von Outlook 365
143
144 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
145
146 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
147
148 Beispiel:
149
150
151
152 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
153
154 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
155
156 **Anforderungskriterien**
157
158 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
159 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
160 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
161
162 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
163
164 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
165
166 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
167
168 (% class="wikigeneratedid" %)
169 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
170
171 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
172
173 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
174
175 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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177 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
178 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
179 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
180
181 **Beispieldatei**
182
183 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.