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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 55.1 von Marco Bauer am 2023/05/12 16:48
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
25
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27 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
35 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39
40
41 == Kontakttypen ==
42
43 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
45 Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 Beispiele einer Organisation sind:
47
48 * Gewerblicher Betrieb
49 * Verein
50 * Stiftung
51 )))
52 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 * Familie
58 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
59 )))
60
61 == Kontakte anlegen ==
62
63 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
64
65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
67
68 (% start="2" %)
69 1. Auf <Kontakt> klicken
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
73
74 (% start="3" %)
75 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
79
80 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
81
82 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
83 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
84 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
85
86 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
87 |**Name**|ja|ja|ja
88 |**Anschrift**|ja|ja|ja
89 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
90 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
91 |**Telefon**|ja|ja|ja
92 |**E-Mail**|ja|ja|ja
93 |**Web**|nein|ja|nein
94
95
96 == Kontakte suchen ==
97
98 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
99 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
103
104 (% start="3" %)
105 1. Gesuchten Kontakt auswählen
106
107 (% style="float:right" %)
108 [[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
109
110 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
111
112 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
113 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
114 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
115
116 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
117 * E-Mail-Signatur
118 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
119
120 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
121
122 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
126
127 (% start="2" %)
128 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Die Einstellungen werden geöffnet.
132
133 (% start="3" %)
134 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
135
136
137 == Beziehungen verwalten ==
138
139 Beziehungen zwischen Kontakten
140
141 Neue Beziehung anlegen
142
143 Suchen einer Beziehung
144
145
146 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
147
148 Unterstützung von Outlook 365
149
150 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
151
152 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
153
154 Beispiel:
155
156
157
158 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
159
160 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
161
162 **Anforderungskriterien**
163
164 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
165 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
166 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
167
168 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
169
170 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
171
172 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
173
174 (% class="wikigeneratedid" %)
175 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
176
177 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
178
179 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
180
181 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
182
183 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
184 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
185 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
186
187 **Beispieldatei**
188
189 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.