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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 55.3 von Marco Bauer am 2023/05/15 17:01
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
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27 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
35 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
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37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
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39
40
41 == Kontakttypen ==
42
43 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
45 Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 Beispiele einer Organisation sind:
47
48 * Gewerblicher Betrieb
49 * Verein
50 * Stiftung
51 )))
52 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 * Familie
58 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
59 )))
60
61 == Kontakte anlegen ==
62
63 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
64
65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
67
68 (% start="2" %)
69 1. Auf <Kontakt> klicken
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
73
74 (% start="3" %)
75 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
79
80 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
81
82 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
83 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
84 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
85
86 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
87 |**Name**|ja|ja|ja
88 |**Anschrift**|ja|ja|ja
89 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
90 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
91 |**Telefon**|ja|ja|ja
92 |**E-Mail**|ja|ja|ja
93 |**Web**|nein|ja|nein
94
95 == Kontakte suchen ==
96
97 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
98 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
102
103 (% start="3" %)
104 1. Gesuchten Kontakt auswählen
105
106 (% style="float:right" %)
107 [[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
108
109 = Konfiguration des Kontaktmanagements =
110
111 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
114
115 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
116 * E-Mail-Signatur
117 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
118
119 == Kontaktmanagement konfigurieren ==
120
121 1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
125
126 (% start="2" %)
127 1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Die Einstellungen werden geöffnet.
131
132 (% start="3" %)
133 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
134
135 == Verknüpfung von Kontakten ==
136
137 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
138 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
139 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehungen aufbauen.
140
141
142 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
143
144 Unterstützung von Outlook 365
145
146 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
147
148 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
149
150 Beispiel:
151
152
153
154 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
155
156 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
157
158 **Anforderungskriterien**
159
160 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
161 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
162 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
163
164 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
165
166 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
167
168 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
169
170 (% class="wikigeneratedid" %)
171 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
172
173 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
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175 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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177 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
178
179 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
180 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
181 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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183 **Beispieldatei**
184
185 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.