Wozu das Kontaktmanagement?

Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.

Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

Wo findet man was?

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"

Über Kontakte (Grundlegendes)

Kontakttypen

Icon & Kontakttyp	Beschreibung
	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein Stiftung
	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Kontakte anlegen

1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken

• Button <Kontakt> wird angezeigt.

2. Auf <Kontakt> klicken

• Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

3. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

• Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

Kontakte suchen

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
2. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

• Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

3. Gesuchten Kontakt auswählen

Konfiguration des Kontaktmanagements

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

• Passwort (Siehe Kapitel: Passwort ändern)
• E-Mail-Signatur
• Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

Kontaktmanagement konfigurieren

1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren

• Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.

2. Auf die drei blauen Schieberegler klicken

• Die Einstellungen werden geöffnet.

3. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

Beziehungen zwischen Kontakten

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehung hinzufügen.

Beziehungen hinzufügen

1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken

• Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.

2. Gewünschten Kontakt anklicken
3. Option <Beziehungen( )> auswählen
4. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

• Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

5. Eingabeformular ausfüllen
6. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

• Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

Kontakte aus Outlook 365 importieren

Unterstützung von Outlook 365

Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach

Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten

Beispiel:

Kontakte aus einer CSV Datei importieren

Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.

Anforderungskriterien

• Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
• Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
• Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

Notwendiger Aufbau der CSV Datei

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:

• Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
• Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
• Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

Beispieldatei

Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.