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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 68.3 von Marco Bauer am 2023/05/16 12:58
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
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28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
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42
43
44 == Kontakttypen ==
45
46 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 * Familie
61 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 )))
63
64 == Kontakte anlegen ==
65
66 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Button <Kontakt> wird angezeigt.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Auf <Kontakt> klicken
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76
77 (% start="3" %)
78 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82
83 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84
85 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88
89 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 |**Name**|ja|ja|ja
91 |**Anschrift**|ja|ja|ja
92 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 |**Telefon**|ja|ja|ja
95 |**E-Mail**|ja|ja|ja
96 |**Web**|nein|ja|nein
97
98 == Kontakte suchen ==
99
100 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105
106 (% start="3" %)
107 1. Gesuchten Kontakt auswählen
108
109 = Konfiguration des Dashboards =
110
111 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
114
115 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
116 * E-Mail-Signatur
117 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
118
119 == Dashboard konfigurieren ==
120
121 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
122 1. Option <Einstellungen> auswählen
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Die Einstellungen werden geöffnet.
126
127 (% start="3" %)
128 1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
129
130 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
131
132 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
133 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
134 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
135
136 === Beziehungen hinzufügen ===
137
138 (% style="float:right" %)
139 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="143" width="556"]]
140
141 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
145
146 (% start="2" %)
147 1. Gewünschten Kontakt anklicken
148 1. Option <Beziehungen( )> auswählen
149 1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
153
154 (% start="5" %)
155 1. Eingabeformular ausfüllen
156 1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
160
161 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
162
163 Unterstützung von Outlook 365
164
165 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
166
167 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
168
169 Beispiel:
170
171
172
173 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
174
175 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
176
177 **Anforderungskriterien**
178
179 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
180 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
181 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
182
183 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
184
185 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
186
187 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
188
189 (% class="wikigeneratedid" %)
190 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
191
192 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
193
194 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
195
196 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
197
198 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
199 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
200 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
201
202 **Beispieldatei**
203
204 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.