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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 91.4 von Marco Bauer am 2023/05/23 17:58
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42
43
44 == Kontakttypen ==
45
46 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 * Familie
61 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 )))
63
64 == Kontakte anlegen ==
65
66 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Auf <Kontakt> klicken
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76
77 (% start="3" %)
78 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82
83 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84
85 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88
89 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 |**Name**|ja|ja|ja
91 |**Anschrift**|ja|ja|ja
92 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 |**Telefon**|ja|ja|ja
95 |**E-Mail**|ja|ja|ja
96 |**Web**|nein|ja|nein
97
98 == Kontakte suchen ==
99
100 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105
106 (% start="3" %)
107 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108
109 (% style="float:right" %)
110 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
111
112 = Konfiguration des Dashboards =
113
114 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
117
118 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 * E-Mail-Signatur
120 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
121
122 == Dashboard konfigurieren ==
123
124 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Die Einstellungen werden geöffnet.
129
130 (% start="3" %)
131 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132
133 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
134
135 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
138
139 === Beziehungen hinzufügen ===
140
141 (% style="float:right" %)
142 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
143
144 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
148
149 (% start="2" %)
150 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
156
157 (% start="5" %)
158 1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
163
164 = Import der Kontakte =
165
166 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
167
168 ??
169
170 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
171
172 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
173
174 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
175
176 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
178
179 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
181
182 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
184
185 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
186
187 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
191
192 (% class="wikigeneratedid" %)
193 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
194
195 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
196
197 (% style="float:right" %)
198 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
199
200 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die Kontakte werden angezeigt.
205
206 (% start="3" %)
207 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
212
213 (% start="5" %)
214 1. Die Option CSV Datei auswählen
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
218
219 (% start="6" %)
220 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
222
223 (% style="float:right" %)
224 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
230
231 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
232
233 ??
234
235 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
236
237 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten)(((
238 [[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="124" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png" width="348"]]
239
240 Rot = Ansprechpartner; Grün = Organisation
241
242 [[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="106" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png" width="347"]]
243
244 Rot = Ansprechpartner; Grün = Organisation
245
246 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
247 )))
248 1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
249 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
250 1. In die nächste Zeile springen
251 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
252 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
256 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
257 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
258
259 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
260 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
261
262
263
264
265
266
267 **Anforderungskriterien**
268
269 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
270 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
271 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
272
273 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
274
275 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
276
277 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
278
279 (% class="wikigeneratedid" %)
280 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
281
282 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
283
284 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
285
286 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
287
288 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
289 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
290 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
291
292 **Beispieldatei**
293
294 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.