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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -6,7 +6,8 @@
6 6  {{toc/}}
7 7  )))
8 8  
9 -= Zusatzfelder =
9 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelder" %)
10 +Zusatzfelder
10 10  
11 11  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12 12  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 51  )))
52 52  
53 -== Übersicht Zusatzfelder ==
54 +(% class="wikigeneratedid" id="HDCbersichtZusatzfelder" %)
55 +Übersicht Zusatzfelder
54 54  
55 55  1. (((
56 56  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -115,7 +115,8 @@
115 115  Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 116  )))
117 117  
118 -== Formatierung der Zusatzfelder ==
120 +(% class="wikigeneratedid" id="HFormatierungderZusatzfelder" %)
121 +Formatierung der Zusatzfelder
119 119  
120 120  Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
121 121  
... ... @@ -179,7 +179,8 @@
179 179  13.Januar.2020
180 180  )))
181 181  
182 -== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
185 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelderinderDCbersichtslisteeinpflegen" %)
186 +Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen
183 183  
184 184  Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 185  Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
... ... @@ -234,7 +234,8 @@
234 234  )))
235 235  
236 236  
237 -== Neuanlage Kategorie ==
241 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageKategorie" %)
242 +Neuanlage Kategorie
238 238  
239 239  Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
240 240  
... ... @@ -306,7 +306,8 @@
306 306  [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
307 307  
308 308  
309 -== Neuanlage Zusatzfelder ==
314 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageZusatzfelder" %)
315 +Neuanlage Zusatzfelder
310 310  
311 311  1. (((
312 312  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -418,8 +418,19 @@
418 418  
419 419  
420 420  
421 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
422 422  
428 +
429 +
430 +
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +
436 +
437 +
438 +== Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente ==
439 +
423 423  Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
424 424  
425 425  Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
... ... @@ -439,15 +439,11 @@
439 439  
440 440  
441 441  
442 -= Einrichtung E-Mail Anbindung =
459 +(% class="wikigeneratedid" id="HEinrichtungE-MailAnbindung" %)
460 +Einrichtung E-Mail Anbindung
443 443  
444 -(% class="box warningmessage" %)
445 -(((
446 -Ab Version 25.1 verfügbar
447 -)))
462 +[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
448 448  
449 -[[image:image-20250228114149-5.png]]
450 -
451 451  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
452 452  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
453 453  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -458,9 +458,10 @@
458 458  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
459 459  
460 460  
461 -== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
474 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusIMAP2FSMTP" %)
475 +E-Mail Modus IMAP/SMTP
462 462  
463 -[[image:image-20250228123954-7.png]]
477 +[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
464 464  
465 465  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
466 466  |=(% style="width: 74px;" %)(((
... ... @@ -471,38 +471,98 @@
471 471  |(% style="width:74px" %)(((
472 472  **1**
473 473  )))|(% style="width:636px" %)(((
474 -In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
488 +Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
475 475  )))
476 476  |(% style="width:74px" %)(((
477 477  **2**
478 -)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
492 +)))|(% style="width:636px" %)(((
493 +Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
494 +**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
495 +)))
479 479  |(% style="width:74px" %)(((
480 480  **3**
481 481  )))|(% style="width:636px" %)(((
482 -Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
499 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
483 483  )))
501 +|(% style="width:74px" %)(((
502 +**4**
503 +)))|(% style="width:636px" %)(((
504 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
505 +)))
506 +|(% style="width:74px" %)(((
507 +**5**
508 +)))|(% style="width:636px" %)(((
509 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
510 +)))
511 +|(% style="width:74px" %)(((
512 +**6**
513 +)))|(% style="width:636px" %)(((
514 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
515 +)))
516 +|(% style="width:74px" %)(((
517 +**7**
518 +)))|(% style="width:636px" %)(((
519 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
520 +)))
521 +|(% style="width:74px" %)(((
522 +**8 BRAUCHEN WIR NICHT**
523 +)))|(% style="width:636px" %)(((
524 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
525 +)))
526 +|(% style="width:74px" %)(((
527 +**9 BRAUCHEN WIR NICHT**
528 +)))|(% style="width:636px" %)(((
529 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
530 +)))
484 484  
532 +xx
485 485  
486 486  
535 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusOutlook" %)
536 +E-Mail Modus Outlook
487 487  
538 +Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
488 488  
540 +[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
489 489  
542 +(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
543 +|=(% style="width: 71px;" %)(((
544 +Nummer
545 +)))|=(% style="width: 564px;" %)(((
546 +Beschreibung
547 +)))
548 +|(% style="width:71px" %)(((
549 +**1**
550 +)))|(% style="width:564px" %)(((
551 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
552 +)))
553 +|(% style="width:71px" %)(((
554 +**2**
555 +)))|(% style="width:564px" %)(((
556 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
557 +)))
558 +|(% style="width:71px" %)(((
559 +**3 BRAUCHEN WIR NICHT**
560 +)))|(% style="width:564px" %)(((
561 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
562 +)))
563 +|(% style="width:71px" %)(((
564 +**4 BRAUCHEN WIR NICHT**
565 +)))|(% style="width:564px" %)(((
566 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
567 +)))
490 490  
569 +xx
491 491  
492 -== E-Mail Modus Outlook ==
493 493  
494 -Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
495 495  
496 -[[image:image-20250228113650-4.png]]
497 497  
498 -(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
499 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
500 -|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
501 501  
502 502  
503 -== E-Mail Modus EWS ==
576 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusEWS" %)
577 +E-Mail Modus EWS
504 504  
505 -[[image:image-20250228124752-8.png]]
579 +[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
506 506  
507 507  (% style="width:1066px" %)
508 508  |=(% style="width: 77px;" %)(((
... ... @@ -513,7 +513,7 @@
513 513  |(% style="width:77px" %)(((
514 514  **1**
515 515  )))|(% style="width:985px" %)(((
516 -In der Auswahlliste "EWS" auswählen
590 +Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
517 517  )))
518 518  |(% style="width:77px" %)(((
519 519  **2**
... ... @@ -525,13 +525,17 @@
525 525  )))|(% style="width:985px" %)(((
526 526  Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
527 527  )))
528 -|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
529 529  |(% style="width:77px" %)(((
530 -**5**
603 +**4**
531 531  )))|(% style="width:985px" %)(((
532 532  Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
533 533  )))
534 534  |(% style="width:77px" %)(((
608 +**5**
609 +)))|(% style="width:985px" %)(((
610 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
611 +)))
612 +|(% style="width:77px" %)(((
535 535  **6**
536 536  )))|(% style="width:985px" %)(((
537 537  Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
... ... @@ -539,68 +539,46 @@
539 539  |(% style="width:77px" %)(((
540 540  **7**
541 541  )))|(% style="width:985px" %)(((
542 -Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
620 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
543 543  )))
622 +|(% style="width:77px" %)(((
623 +**8**
624 +)))|(% style="width:985px" %)(((
625 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
626 +)))
544 544  
545 -== E-Mail Modus MS Graph ==
628 +xx
546 546  
547 -{{info}}
548 -Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
549 -{{/info}}
550 550  
551 -=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
552 552  
553 553  
554 -Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
555 -• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
556 -• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
557 557  
558 558  
559 -Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
560 -lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
561 -Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
562 -MS-Graph ist erforderlich.
563 563  
564 564  
565 -**~1. Anwendung registrieren**
566 -In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
567 -die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
568 -verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
569 569  
570 570  
571 -**2. API-Berechtigungen (permissions)**
572 -base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
573 -Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
574 574  
575 -[[image:image-20250513133105-1.png]]
576 576  
577 -**3. Anwender hinzufügen**
578 -Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.
579 579  
580 580  
581 -**4. Authentifizierung**
582 -Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
583 -für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
584 -Desktopanwendung“ vorhanden sein:
585 585  
586 -Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
587 -Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
588 -Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
589 -Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
590 -weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
591 -zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
592 592  
593 -[[image:image-20250513133410-2.png]]
645 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusMSGraph" %)
646 +E-Mail Modus MS Graph
594 594  
648 +{{info}}
649 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
650 +{{/info}}
595 595  
596 -**5. Konfiguration base4IT**
652 +[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
597 597  
598 -[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
599 -
600 600  (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
601 601  |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
602 -|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
603 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
656 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
657 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
658 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
659 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
604 604  
605 605  
606 606  
... ... @@ -607,4 +607,12 @@
607 607  
608 608  
609 609  
666 +
667 +
668 +
669 +
670 +
671 +
672 +
673 +
610 610  
b4it_Anbindung_MSGraph.pdf
Author
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1 -XWiki.kprummer
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Inhalt
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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