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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/31 19:11
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.6 Aktivitäten
1 +010.3 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,33 +5,27 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 -Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 -
10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17 17  
18 -= Aktivitätstypen =
19 19  
20 -[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
15 += Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
21 21  
22 -(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 -Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
17 +[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
34 34  
19 +(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
35 35  
36 36  
37 37  
... ... @@ -44,50 +44,28 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -= Aktivität erstellen =
48 48  
49 -1. **+** Icon auswählen
50 50  
51 -(% style="list-style-type:circle" %)
52 -* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
53 53  
54 -(% start="2" %)
55 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
56 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
57 -1. Betreff angeben
58 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
59 59  
60 -(% style="list-style-type:circle" %)
61 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
62 62  
63 -(% class="box infomessage" %)
64 -(((
65 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
66 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
67 -)))
46 += Kalenderansicht =
68 68  
48 +[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
69 69  
70 -= Aufbau einer Aktivität =
50 +(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
51 +|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
52 +|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
53 +|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
54 +|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
55 +|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
56 +|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
57 +|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
58 +|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
59 +|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
71 71  
72 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
73 73  
74 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
75 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
76 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
77 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
78 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
79 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
80 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
81 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
82 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
83 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
84 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
85 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
86 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
87 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
88 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
89 89  
90 -xx
91 91  
92 92  
93 93  
... ... @@ -95,240 +95,158 @@
95 95  
96 96  
97 97  
98 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
99 99  
100 -[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
101 101  
102 -(% style="width:908px" %)
103 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
104 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
105 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
106 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
107 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
108 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
109 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
110 -)))
111 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
112 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
113 -Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
114 -)))
115 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
116 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
117 117  
118 -== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
119 119  
120 -1. (((
121 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
122 -)))
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
126 126  
127 -(% start="2" %)
128 -1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
76 += Aktivitätstypen =
129 129  
130 -(% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
78 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
132 132  
133 -(% start="3" %)
134 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
136 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
80 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
81 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
82 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
83 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
84 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
85 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
86 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
87 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
88 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
89 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
90 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
137 137  
138 -(% style="list-style-type:circle" %)
139 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
140 140  
141 -== Checkliste erstellen ==
142 142  
143 -1. (((
144 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
145 145  
146 -(((
147 -(% style="float:right" %)
148 -[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
149 -)))
150 -)))
151 151  
152 -(% style="list-style-type:circle" %)
153 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
154 154  
155 -(% start="2" %)
156 -1. Option **Checkliste** auswählen
157 157  
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
160 160  
161 -(% start="3" %)
162 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
163 -1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
164 -1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
165 -1. Thema für Checkliste eingeben
166 -1. Auf **+** Icon klicken
167 167  
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
170 170  
171 -(% start="8" %)
172 -1. Weiteres freies Feld ausfüllen
173 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
174 174  
175 -(% style="list-style-type:circle" %)
176 -* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
177 177  
178 -{{info}}
179 -Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
180 -Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
181 -{{/info}}
182 182  
183 -[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
184 184  
185 -(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
186 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
187 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
188 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
189 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
190 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
191 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
192 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
193 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
194 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
195 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
196 -|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
197 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
198 -|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
199 -|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
105 += Aktivität erstellen =
200 200  
201 -== Brief erstellen ==
107 +1. **+** Icon auswählen
202 202  
203 -1. (((
204 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
205 -)))
206 -
207 207  (% style="list-style-type:circle" %)
208 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
110 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
209 209  
210 210  (% start="2" %)
211 -1. Option **Brief** auswählen
113 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
114 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
115 +1. Betreff angeben
116 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
212 212  
213 213  (% style="list-style-type:circle" %)
214 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
119 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
215 215  
216 -(% start="3" %)
217 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
218 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
219 -1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
220 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
121 +xx
221 221  
222 -(% style="list-style-type:circle" %)
223 -* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
123 += Anwendungsbeispiel Checkliste =
224 224  
225 -== E-Mail erstellen und versenden ==
125 +== Checkliste erstellen ==
226 226  
227 227  1. (((
228 228  **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
129 +
130 +(((
131 +(% style="float:right" %)
132 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
229 229  )))
134 +)))
230 230  
231 231  (% style="list-style-type:circle" %)
232 232  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
233 233  
234 234  (% start="2" %)
235 -1. Option **E-Mail** auswählen
140 +1. Option **Checkliste** auswählen
236 236  
237 237  (% style="list-style-type:circle" %)
238 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
239 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
143 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
240 240  
241 241  (% start="3" %)
242 242  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
243 -1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
244 -1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
245 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
246 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
247 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
248 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
147 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
148 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
149 +1. Thema für Checkliste eingeben
150 +1. Auf **+** Icon klicken
249 249  
250 250  (% style="list-style-type:circle" %)
251 -* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
153 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
252 252  
155 +(% start="8" %)
156 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
157 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
158 +
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
161 +
253 253  (% class="box infomessage" %)
254 254  (((
255 -Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
256 -
257 -Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
258 -In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
164 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
165 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
259 259  )))
260 260  
261 -== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
168 +== Checkliste in der Übersicht ==
262 262  
263 -[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
170 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
264 264  
265 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
266 -|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
267 -|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
268 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
269 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
270 -|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
271 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
172 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
173 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
174 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
175 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
176 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
177 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
178 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
179 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
180 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
181 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
182 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
183 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
184 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
272 272  
273 273  
274 274  
188 +xx
275 275  
276 276  
277 277  
192 += Bearbeitung einer Aktivität =
278 278  
194 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
279 279  
196 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
197 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
198 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
199 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
200 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
201 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
202 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
203 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
280 280  
281 281  
282 282  
283 283  
284 284  
285 -= Aktivität weiterleiten =
286 286  
287 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
288 288  
289 -(% style="list-style-type:circle" %)
290 -* Die Aktivität wird geöffnet.
291 291  
292 -(% start="2" %)
293 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
294 294  
295 -(% style="list-style-type:circle" %)
296 -* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
297 297  
298 -(% start="3" %)
299 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
300 -1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
301 -Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
302 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
303 303  
304 -(% style="list-style-type:circle" %)
305 -* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
306 -* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
307 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
308 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
309 309  
310 -= Aktivität erledigen =
311 311  
312 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
313 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
314 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
315 -
316 -(% style="list-style-type:circle" %)
317 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
318 -* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
319 -
320 -(% class="box infomessage" %)
321 -(((
322 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
323 -)))
324 -
325 325  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
326 326  
327 -Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
328 -Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
329 -
330 330  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
331 -
220 +(% style="float:right" %)
221 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
332 332  )))
333 333  
334 334  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -360,60 +360,24 @@
360 360  (% style="list-style-type:circle" %)
361 361  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
362 362  
363 -= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
253 +xx
364 364  
365 -[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
366 366  
367 -(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
368 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
369 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
370 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
371 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
372 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
373 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
374 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
375 375  
376 -= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
377 377  
378 -1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
379 379  
380 -(% style="list-style-type:circle" %)
381 -* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
382 382  
383 -(% start="2" %)
384 -1. Auf Option **Vorlagen **gehen
385 385  
386 -(% style="list-style-type:circle" %)
387 -* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
388 388  
389 -(% start="3" %)
390 -1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
262 += Aktivität erledigen =
391 391  
392 -(% style="list-style-type:circle" %)
393 -* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
264 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
265 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
266 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
394 394  
395 -(% start="4" %)
396 -1. Eingaben tätigen
397 -1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
398 -
399 399  (% style="list-style-type:circle" %)
400 -* Die Aktivität wird erstellt.
269 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
401 401  
402 -= Aktivität suchen =
403 -
404 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
405 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
406 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
407 -1. **Enter**-Taste drücken
408 -
409 -(% style="list-style-type:circle" %)
410 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
411 -
412 -(% class="box infomessage" %)
413 -(((
414 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
415 -)))
416 -
417 417  = Löschvorgang einer Aktivität =
418 418  
419 419  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
... ... @@ -420,25 +420,19 @@
420 420  
421 421  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
422 422  
423 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
424 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
425 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
277 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
278 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
426 426  
427 427  (% class="box infomessage" %)
428 428  (((
429 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
430 -Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
431 -
432 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
433 -
434 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
435 -* es sich um eine Folgeaktivität
436 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
437 -* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
438 -* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
282 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
283 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
284 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
285 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
439 439  )))
440 440  
441 441  
289 +
442 442  == Aktivität löschen ==
443 443  
444 444  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
... ... @@ -451,3 +451,47 @@
451 451  
452 452  (% style="list-style-type:circle" %)
453 453  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
302 +
303 +xxx
304 +
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310 +
311 +xx
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321 +xx
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334 +xx
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340 +
341 +
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343 +
344 +
345 +xx
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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E-Mail_Neuanlage_An.png
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Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png
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