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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/09/26 15:08
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,36 +5,75 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
35 += Aktivität erstellen =
29 29  
37 +1. **+** Icon auswählen
30 30  
39 +(% style="list-style-type:circle" %)
40 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
31 31  
42 +(% start="2" %)
43 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 +1. Betreff angeben
46 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
32 32  
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
33 33  
51 +(% class="box infomessage" %)
52 +(((
53 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 +)))
34 34  
35 35  
58 += Aufbau einer Aktivität =
36 36  
60 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
37 37  
62 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
63 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer VIP Aktivität machen.
65 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der Funktionen einer Aktivität.
66 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den Zeitpunkt des Termins.
67 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die Wiedervorlage erstellt wird und bei Erinnerung legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
68 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die Kategorie einer Aktivität.
69 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die Stiftung auswählen, sofern man das Zusatzmodul Stiftung erworben hat.
70 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den Bezug kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das Lupen-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
71 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der Kontakt desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das Lupen-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
72 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die Telefonnummer automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
73 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der Betreff ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
74 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der Inhalt einer Aktivität.
75 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der Sachbearbeiter (in dem Fall der Account, von dem aus man gerade im System ist), wird hier generiert.
76 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die Aktivität speichern, geht das über das Disketten-Icon Speichern.
38 38  
39 39  
40 40  
... ... @@ -46,25 +46,14 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -= Kalenderansicht =
50 50  
51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
52 52  
53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
63 63  
64 64  
65 65  
66 66  
67 67  
95 +xx
68 68  
69 69  
70 70  
... ... @@ -72,122 +72,343 @@
72 72  
73 73  
74 74  
103 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
75 75  
105 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
76 76  
107 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
108 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
111 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
112 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
113 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
114 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
115 +)))
116 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
117 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
118 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
119 +)))
120 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
77 77  
122 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
78 78  
124 +1. (((
125 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
126 +)))
79 79  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
80 80  
81 -= Aktivitätstypen =
131 +(% start="2" %)
132 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
82 82  
83 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="412" style="float:left" width="323"]]
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
84 84  
85 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
86 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
87 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
88 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
89 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
90 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
91 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
92 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
93 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
94 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
95 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
137 +(% start="3" %)
138 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
139 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
140 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
96 96  
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
97 97  
145 +== Checkliste erstellen ==
98 98  
147 +1. (((
148 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
99 99  
150 +(((
151 +(% style="float:right" %)
152 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
153 +)))
154 +)))
100 100  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
101 101  
159 +(% start="2" %)
160 +1. Option **Checkliste** auswählen
102 102  
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
103 103  
165 +(% start="3" %)
166 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
167 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
168 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
169 +1. Thema für Checkliste eingeben
170 +1. Auf **+** Icon klicken
104 104  
172 +(% style="list-style-type:circle" %)
173 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
105 105  
175 +(% start="8" %)
176 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
177 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
106 106  
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
107 107  
182 +{{info}}
183 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
184 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
185 +{{/info}}
108 108  
187 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
109 109  
189 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
190 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
191 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
192 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
193 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
194 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
195 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
196 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
197 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
198 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
199 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
200 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
201 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
202 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
203 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
110 110  
205 +== Brief erstellen ==
111 111  
207 +1. (((
208 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
209 +)))
112 112  
113 -= Aktivität erstellen =
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
212 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
114 114  
115 -1. **+** Symbol auswählen
214 +(% start="2" %)
215 +1. Option **Brief** auswählen
116 116  
117 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
118 118  
119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
121 -1. Betreff angeben
122 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
220 +(% start="3" %)
221 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
222 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
223 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
224 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
123 123  
124 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
125 125  
126 -xx
229 +== E-Mail erstellen und versenden ==
127 127  
128 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
231 +1. (((
232 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
233 +)))
129 129  
130 -xx
235 +(% style="list-style-type:circle" %)
236 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
131 131  
132 -== Checkliste erstellen ==
238 +(% start="2" %)
239 +1. Option **E-Mail** auswählen
133 133  
134 -xx
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
243 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
135 135  
136 -== Checkliste in der Übersicht ==
245 +(% start="3" %)
246 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
247 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
248 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
249 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
250 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
251 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
252 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
137 137  
138 -xx
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
139 139  
140 -= =
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
141 141  
261 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
262 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
263 +)))
142 142  
265 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
143 143  
267 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
144 144  
269 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
270 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
271 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
272 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
273 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
274 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
275 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
145 145  
277 += Aktivität weiterleiten =
146 146  
279 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
147 147  
281 +(% style="list-style-type:circle" %)
282 +* Die Aktivität wird geöffnet.
148 148  
284 +(% start="2" %)
285 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
149 149  
150 -xx
287 +(% style="list-style-type:circle" %)
288 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
151 151  
290 +(% start="3" %)
291 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
292 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
152 152  
294 +(% style="list-style-type:circle" %)
295 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
296 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
153 153  
298 += Aktivität erledigen =
154 154  
300 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
301 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
302 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
155 155  
304 +(% style="list-style-type:circle" %)
305 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
306 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
156 156  
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
311 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
312 +)))
157 157  
314 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
158 158  
159 -xx
316 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
317 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
160 160  
319 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
320 +
321 +)))
161 161  
323 +(% style="list-style-type:circle" %)
324 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
162 162  
326 +(% start="2" %)
327 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
163 163  
329 +(% style="list-style-type:circle" %)
330 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
164 164  
332 +(% start="3" %)
333 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
165 165  
335 +(% style="list-style-type:circle" %)
336 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
166 166  
338 +(% start="4" %)
339 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
340 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
167 167  
342 +(% style="list-style-type:circle" %)
343 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
168 168  
169 -xx
345 +(% start="6" %)
346 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
347 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
170 170  
349 +(% style="list-style-type:circle" %)
350 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
171 171  
352 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
172 172  
354 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
173 173  
356 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
357 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
358 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
359 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
360 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
361 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
362 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
363 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
174 174  
365 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
175 175  
367 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
176 176  
369 +(% style="list-style-type:circle" %)
370 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
177 177  
372 +(% start="2" %)
373 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
178 178  
375 +(% style="list-style-type:circle" %)
376 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
179 179  
378 +(% start="3" %)
379 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
180 180  
381 +(% style="list-style-type:circle" %)
382 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
181 181  
182 -xx
384 +(% start="4" %)
385 +1. Eingaben tätigen
386 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
183 183  
388 +(% style="list-style-type:circle" %)
389 +* Die Aktivität wird erstellt.
184 184  
391 += Aktivität suchen =
185 185  
393 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
394 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
395 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
396 +1. **Enter**-Taste drücken
186 186  
398 +(% style="list-style-type:circle" %)
399 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
187 187  
401 +(% class="box infomessage" %)
402 +(((
403 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
404 +)))
188 188  
406 += Löschvorgang einer Aktivität =
189 189  
408 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
190 190  
410 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
191 191  
412 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
413 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
414 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
192 192  
193 -xx
416 +(% class="box infomessage" %)
417 +(((
418 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
419 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
420 +
421 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
422 +
423 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
424 +* es sich um eine Folgeaktivität
425 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
426 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
427 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
428 +)))
429 +
430 +
431 +== Aktivität löschen ==
432 +
433 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
434 +
435 +(% style="list-style-type:circle" %)
436 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
437 +
438 +(% start="2" %)
439 +1. Button **Löschen **anklicken
440 +
441 +(% style="list-style-type:circle" %)
442 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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