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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 16:11
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am 2024/09/26 15:23
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,36 +5,75 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
35 += Aktivität erstellen =
29 29  
37 +1. **+** Icon auswählen
30 30  
39 +(% style="list-style-type:circle" %)
40 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
31 31  
42 +(% start="2" %)
43 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 +1. Betreff angeben
46 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
32 32  
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
33 33  
51 +(% class="box infomessage" %)
52 +(((
53 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 +)))
34 34  
35 35  
58 += Aufbau einer Aktivität =
36 36  
60 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
37 37  
62 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
63 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer VIP Aktivität machen.
65 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
66 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
67 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
68 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
69 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
70 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
71 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
72 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
73 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
74 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
75 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
76 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
38 38  
39 39  
40 40  
... ... @@ -46,20 +46,9 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -= Kalenderansicht =
50 50  
51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
89 +xx
52 52  
53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -66,128 +66,343 @@
66 66  
67 67  
68 68  
97 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
69 69  
99 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
70 70  
101 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
102 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
103 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
104 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
105 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
106 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
107 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
108 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
109 +)))
110 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
111 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
112 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
113 +)))
114 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
71 71  
116 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
72 72  
118 +1. (((
119 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
120 +)))
73 73  
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
74 74  
125 +(% start="2" %)
126 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
75 75  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
76 76  
131 +(% start="3" %)
132 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
133 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
134 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
77 77  
136 +(% style="list-style-type:circle" %)
137 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
78 78  
139 +== Checkliste erstellen ==
79 79  
141 +1. (((
142 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
80 80  
81 -= Aktivitätstypen =
144 +(((
145 +(% style="float:right" %)
146 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
147 +)))
148 +)))
82 82  
83 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="412" style="float:left" width="323"]]
150 +(% style="list-style-type:circle" %)
151 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
84 84  
85 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
86 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
87 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
88 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
89 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
90 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
91 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
92 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
93 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
94 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
95 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
153 +(% start="2" %)
154 +1. Option **Checkliste** auswählen
96 96  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
97 97  
159 +(% start="3" %)
160 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
161 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
162 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
163 +1. Thema für Checkliste eingeben
164 +1. Auf **+** Icon klicken
98 98  
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
99 99  
169 +(% start="8" %)
170 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
171 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
100 100  
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
101 101  
176 +{{info}}
177 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
178 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
179 +{{/info}}
102 102  
181 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
103 103  
183 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
184 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
185 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
186 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
187 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
188 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
189 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
190 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
191 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
192 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
193 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
194 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
195 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
196 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
197 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
104 104  
199 +== Brief erstellen ==
105 105  
201 +1. (((
202 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
203 +)))
106 106  
205 +(% style="list-style-type:circle" %)
206 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
107 107  
208 +(% start="2" %)
209 +1. Option **Brief** auswählen
108 108  
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
212 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
109 109  
214 +(% start="3" %)
215 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
216 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
217 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
218 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
110 110  
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
111 111  
223 +== E-Mail erstellen und versenden ==
112 112  
113 -= Aktivität erstellen =
225 +1. (((
226 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
227 +)))
114 114  
115 -1. **+** Symbol auswählen
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
116 116  
117 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
232 +(% start="2" %)
233 +1. Option **E-Mail** auswählen
118 118  
119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
121 -1. Betreff angeben
122 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
235 +(% style="list-style-type:circle" %)
236 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
237 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
123 123  
124 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
239 +(% start="3" %)
240 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
241 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
242 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
243 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
244 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
245 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
246 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
125 125  
126 -xx
248 +(% style="list-style-type:circle" %)
249 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
127 127  
128 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
251 +(% class="box infomessage" %)
252 +(((
253 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
129 129  
130 -xx
255 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
256 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
257 +)))
131 131  
132 -== Checkliste erstellen ==
259 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
133 133  
134 -xx
261 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
135 135  
136 -== Checkliste in der Übersicht ==
263 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
264 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
265 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
266 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
267 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
268 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
269 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
137 137  
138 -xx
271 += Aktivität weiterleiten =
139 139  
140 -= =
273 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
141 141  
275 +(% style="list-style-type:circle" %)
276 +* Die Aktivität wird geöffnet.
142 142  
278 +(% start="2" %)
279 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
143 143  
281 +(% style="list-style-type:circle" %)
282 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
144 144  
284 +(% start="3" %)
285 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
286 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
145 145  
288 +(% style="list-style-type:circle" %)
289 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
290 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
146 146  
292 += Aktivität erledigen =
147 147  
294 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
295 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
296 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
148 148  
298 +(% style="list-style-type:circle" %)
299 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
300 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
149 149  
150 -xx
302 +(% class="box infomessage" %)
303 +(((
304 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
305 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
306 +)))
151 151  
308 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
152 152  
310 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
311 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
153 153  
313 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
314 +
315 +)))
154 154  
317 +(% style="list-style-type:circle" %)
318 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
155 155  
320 +(% start="2" %)
321 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
156 156  
323 +(% style="list-style-type:circle" %)
324 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
157 157  
326 +(% start="3" %)
327 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
158 158  
159 -xx
329 +(% style="list-style-type:circle" %)
330 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
160 160  
332 +(% start="4" %)
333 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
334 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
161 161  
336 +(% style="list-style-type:circle" %)
337 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
162 162  
339 +(% start="6" %)
340 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
341 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
163 163  
343 +(% style="list-style-type:circle" %)
344 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
164 164  
346 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
165 165  
348 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
166 166  
350 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
351 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
352 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
353 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
354 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
355 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
356 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
357 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
167 167  
359 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
168 168  
169 -xx
361 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
170 170  
363 +(% style="list-style-type:circle" %)
364 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
171 171  
366 +(% start="2" %)
367 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
172 172  
369 +(% style="list-style-type:circle" %)
370 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
173 173  
372 +(% start="3" %)
373 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
174 174  
375 +(% style="list-style-type:circle" %)
376 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
175 175  
378 +(% start="4" %)
379 +1. Eingaben tätigen
380 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
176 176  
382 +(% style="list-style-type:circle" %)
383 +* Die Aktivität wird erstellt.
177 177  
385 += Aktivität suchen =
178 178  
387 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
388 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
389 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
390 +1. **Enter**-Taste drücken
179 179  
392 +(% style="list-style-type:circle" %)
393 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
180 180  
395 +(% class="box infomessage" %)
396 +(((
397 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
398 +)))
181 181  
182 -xx
400 += Löschvorgang einer Aktivität =
183 183  
402 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
184 184  
404 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
185 185  
406 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
407 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
408 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
186 186  
410 +(% class="box infomessage" %)
411 +(((
412 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
413 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
187 187  
415 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
188 188  
417 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
418 +* es sich um eine Folgeaktivität
419 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
420 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
421 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
422 +)))
189 189  
190 190  
425 +== Aktivität löschen ==
191 191  
427 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
192 192  
193 -xx
429 +(% style="list-style-type:circle" %)
430 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
431 +
432 +(% start="2" %)
433 +1. Button **Löschen **anklicken
434 +
435 +(% style="list-style-type:circle" %)
436 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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