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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/09/26 15:26
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,36 +5,75 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
35 += Aktivität erstellen =
29 29  
37 +1. **+** Icon auswählen
30 30  
39 +(% style="list-style-type:circle" %)
40 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
31 31  
42 +(% start="2" %)
43 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 +1. Betreff angeben
46 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
32 32  
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
33 33  
51 +(% class="box infomessage" %)
52 +(((
53 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 +)))
34 34  
35 35  
58 += Aufbau einer Aktivität =
36 36  
60 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
37 37  
62 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
63 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
65 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
66 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
67 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
68 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
69 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
70 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
71 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
72 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
73 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
74 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
75 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
76 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
38 38  
39 39  
40 40  
... ... @@ -45,149 +45,351 @@
45 45  
46 46  
47 47  
87 +xx
48 48  
49 -= Kalenderansicht =
50 50  
51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
52 52  
53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
63 63  
64 64  
65 65  
66 66  
95 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
67 67  
97 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
68 68  
99 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
100 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
101 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
102 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
103 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
104 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
105 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
106 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
107 +)))
108 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
109 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
110 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
111 +)))
112 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
69 69  
114 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
70 70  
116 +1. (((
117 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
118 +)))
71 71  
120 +(% style="list-style-type:circle" %)
121 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
72 72  
123 +(% start="2" %)
124 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
73 73  
126 +(% style="list-style-type:circle" %)
127 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
74 74  
129 +(% start="3" %)
130 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
131 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
132 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
75 75  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
76 76  
137 +== Checkliste erstellen ==
77 77  
139 +1. (((
140 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
78 78  
142 +(((
143 +(% style="float:right" %)
144 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
145 +)))
146 +)))
79 79  
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
80 80  
81 -= Aktivitätstypen =
151 +(% start="2" %)
152 +1. Option **Checkliste** auswählen
82 82  
83 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="412" style="float:left" width="323"]]
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
84 84  
85 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
86 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
87 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
88 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
89 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
90 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
91 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
92 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
93 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
94 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
95 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
157 +(% start="3" %)
158 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
159 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
160 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
161 +1. Thema für Checkliste eingeben
162 +1. Auf **+** Icon klicken
96 96  
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
97 97  
167 +(% start="8" %)
168 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
169 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
98 98  
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
99 99  
174 +{{info}}
175 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
176 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
177 +{{/info}}
100 100  
179 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
101 101  
181 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
182 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
183 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
184 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
185 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
186 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
187 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
188 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
189 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
190 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
191 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
192 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
193 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
194 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
195 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
102 102  
197 +== Brief erstellen ==
103 103  
199 +1. (((
200 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
201 +)))
104 104  
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
105 105  
206 +(% start="2" %)
207 +1. Option **Brief** auswählen
106 106  
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
107 107  
212 +(% start="3" %)
213 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
214 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
215 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
216 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
108 108  
218 +(% style="list-style-type:circle" %)
219 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
109 109  
221 +== E-Mail erstellen und versenden ==
110 110  
223 +1. (((
224 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
225 +)))
111 111  
227 +(% style="list-style-type:circle" %)
228 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
112 112  
113 -= Aktivität erstellen =
230 +(% start="2" %)
231 +1. Option **E-Mail** auswählen
114 114  
115 -1. **+** Symbol auswählen
233 +(% style="list-style-type:circle" %)
234 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
235 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
116 116  
117 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
237 +(% start="3" %)
238 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
239 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
240 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
241 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
242 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
243 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
244 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
118 118  
119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
121 -1. Betreff angeben
122 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
123 123  
124 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
249 +(% class="box infomessage" %)
250 +(((
251 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
125 125  
126 -xx
253 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
254 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
255 +)))
127 127  
128 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
257 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
129 129  
130 -xx
259 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
131 131  
132 -== Checkliste erstellen ==
261 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
262 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
263 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
264 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
265 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
266 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
267 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
133 133  
134 -xx
269 += Aktivität weiterleiten =
135 135  
136 -== Checkliste in der Übersicht ==
271 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
137 137  
138 -xx
273 +(% style="list-style-type:circle" %)
274 +* Die Aktivität wird geöffnet.
139 139  
140 -= =
276 +(% start="2" %)
277 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
141 141  
279 +(% style="list-style-type:circle" %)
280 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
142 142  
282 +(% start="3" %)
283 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
284 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
143 143  
286 +(% style="list-style-type:circle" %)
287 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
288 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
144 144  
290 += Aktivität erledigen =
145 145  
292 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
293 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
294 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
146 146  
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
298 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
147 147  
300 +(% class="box infomessage" %)
301 +(((
302 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
303 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
304 +)))
148 148  
306 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
149 149  
150 -xx
308 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
309 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
151 151  
311 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
312 +
313 +)))
152 152  
315 +(% style="list-style-type:circle" %)
316 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
153 153  
318 +(% start="2" %)
319 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
154 154  
321 +(% style="list-style-type:circle" %)
322 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
155 155  
324 +(% start="3" %)
325 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
156 156  
327 +(% style="list-style-type:circle" %)
328 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
157 157  
330 +(% start="4" %)
331 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
332 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
158 158  
159 -xx
334 +(% style="list-style-type:circle" %)
335 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
160 160  
337 +(% start="6" %)
338 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
339 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
161 161  
341 +(% style="list-style-type:circle" %)
342 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
162 162  
344 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
163 163  
346 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
164 164  
348 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
349 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
350 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
351 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
352 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
353 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
354 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
355 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
165 165  
357 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
166 166  
359 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
167 167  
361 +(% style="list-style-type:circle" %)
362 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
168 168  
169 -xx
364 +(% start="2" %)
365 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
170 170  
367 +(% style="list-style-type:circle" %)
368 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
171 171  
370 +(% start="3" %)
371 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
172 172  
373 +(% style="list-style-type:circle" %)
374 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
173 173  
376 +(% start="4" %)
377 +1. Eingaben tätigen
378 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
174 174  
380 +(% style="list-style-type:circle" %)
381 +* Die Aktivität wird erstellt.
175 175  
383 += Aktivität suchen =
176 176  
385 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
386 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
387 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
388 +1. **Enter**-Taste drücken
177 177  
390 +(% style="list-style-type:circle" %)
391 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
178 178  
393 +(% class="box infomessage" %)
394 +(((
395 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
396 +)))
179 179  
398 += Löschvorgang einer Aktivität =
180 180  
400 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
181 181  
182 -xx
402 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
183 183  
404 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
405 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
406 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
184 184  
408 +(% class="box infomessage" %)
409 +(((
410 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
411 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
185 185  
413 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
186 186  
415 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
416 +* es sich um eine Folgeaktivität
417 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
418 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
419 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
420 +)))
187 187  
188 188  
423 +== Aktivität löschen ==
189 189  
425 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
190 190  
427 +(% style="list-style-type:circle" %)
428 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
191 191  
430 +(% start="2" %)
431 +1. Button **Löschen **anklicken
192 192  
193 -xx
433 +(% style="list-style-type:circle" %)
434 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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