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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/03 11:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -12,62 +12,126 @@
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
15 += Aktivitätstypen =
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
29 29  
30 30  
31 31  
32 32  
34 += Aktivität erstellen =
33 33  
36 +1. **+** Icon auswählen
34 34  
38 +(% style="list-style-type:circle" %)
39 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
35 35  
41 +(% start="2" %)
42 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
43 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
44 +1. Betreff angeben
45 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
36 36  
47 +(% style="list-style-type:circle" %)
48 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
37 37  
50 +xx
38 38  
52 += Anwendungsbeispiel Checkliste =
39 39  
54 +== Checkliste erstellen ==
40 40  
56 +1. (((
57 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
41 41  
59 +(((
60 +(% style="float:right" %)
61 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
62 +)))
63 +)))
42 42  
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
43 43  
68 +(% start="2" %)
69 +1. Option **Checkliste** auswählen
44 44  
71 +(% style="list-style-type:circle" %)
72 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
45 45  
74 +(% start="3" %)
75 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
76 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
77 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
78 +1. Thema für Checkliste eingeben
79 +1. Auf **+** Icon klicken
46 46  
81 +(% style="list-style-type:circle" %)
82 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
47 47  
84 +(% start="8" %)
85 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
86 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
48 48  
49 -= Kalenderansicht =
88 +(% style="list-style-type:circle" %)
89 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
50 50  
51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
91 +(% class="box infomessage" %)
92 +(((
93 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
94 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
95 +)))
52 52  
53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
97 +== Checkliste in der Übersicht ==
63 63  
99 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
64 64  
101 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
102 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
103 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
104 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
105 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
106 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
107 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
108 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
109 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
110 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
111 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
112 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
113 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
65 65  
115 +xx
66 66  
67 67  
68 68  
119 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
69 69  
121 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
70 70  
123 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
124 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
125 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
126 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
127 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
128 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
129 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
130 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
131 +)))
132 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
133 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
134 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
71 71  
72 72  
73 73  
... ... @@ -75,80 +75,121 @@
75 75  
76 76  
77 77  
142 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
78 78  
144 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
145 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
79 79  
147 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
148 +(% style="float:right" %)
149 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
150 +)))
80 80  
81 -= Aktivitätstypen =
152 +(% style="list-style-type:circle" %)
153 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
82 82  
83 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="412" style="float:left" width="323"]]
155 +(% start="2" %)
156 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
84 84  
85 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
86 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
87 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
88 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
89 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
90 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
91 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
92 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
93 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
94 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
95 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
96 96  
161 +(% start="3" %)
162 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
97 97  
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
98 98  
167 +(% start="4" %)
168 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
169 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
99 99  
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
100 100  
174 +(% start="6" %)
175 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
176 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
101 101  
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
179 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
102 102  
181 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
103 103  
183 +In Mein Desktop das + Icon anklicken
104 104  
185 +Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
105 105  
187 +Auf Option Vorlagen gehen
106 106  
189 +Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
107 107  
191 +Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
108 108  
193 +Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
109 109  
195 +Eingaben tätigen
110 110  
197 +Auf Disketten Icon Speichern klicken
111 111  
199 +Die Aktivität wird erstellt.
112 112  
113 -= Aktivität erstellen =
201 += Aktivität weiterleiten =
114 114  
115 -1. **+** Symbol auswählen
203 +In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
116 116  
117 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
205 +Die Aktivität wird geöffnet.
118 118  
119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
121 -1. Betreff angeben
122 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
207 +Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
123 123  
124 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
209 +Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
125 125  
126 -xx
211 +Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
127 127  
128 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
213 +Auswahl mit OK-Button bestätigen
129 129  
130 -xx
215 += Aktivität erledigen =
131 131  
132 -== Checkliste erstellen ==
217 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
218 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
219 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
133 133  
134 -xx
221 +(% style="list-style-type:circle" %)
222 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
135 135  
136 -== Checkliste in der Übersicht ==
224 += Löschvorgang einer Aktivität =
137 137  
138 -xx
226 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
139 139  
140 -= =
228 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
141 141  
230 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
231 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
142 142  
233 +(% class="box infomessage" %)
234 +(((
235 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
236 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
237 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
238 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
239 +)))
143 143  
144 144  
145 145  
243 +== Aktivität löschen ==
146 146  
245 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
147 147  
247 +(% style="list-style-type:circle" %)
248 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
148 148  
250 +(% start="2" %)
251 +1. Button **Löschen **anklicken
149 149  
150 -xx
253 +(% style="list-style-type:circle" %)
254 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
151 151  
256 +xxx
152 152  
153 153  
154 154  
Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +156.8 KB
Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +126.5 KB
Inhalt
Aktivitäten_Optionen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +241.4 KB
Inhalt
Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +54.3 KB
Inhalt
Kalender_Ansicht.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +195.3 KB
Inhalt
Screenshot (968).png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +82.5 KB
Inhalt