Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. MarcoBauer1 +XWiki.kprummer - Inhalt
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... ... @@ -12,54 +12,103 @@ 12 12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 13 13 14 14 15 -= Verwaltung vonAktivitäten über mein Desktop =15 += Aktivitätstypen = 16 16 17 -[[image: Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] 18 18 19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %) 20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus 22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement** 23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__ 24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln. 25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen** 26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren** 27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen 28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen. 19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 29 29 31 += Aktivität erstellen = 30 30 33 +1. **+** Icon auswählen 31 31 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 32 32 38 +(% start="2" %) 39 +1. Gewünschte Aktivität auswählen 40 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 41 +1. Betreff angeben 42 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 33 33 44 +(% style="list-style-type:circle" %) 45 +* Eine neue Aktivität wird erstellt. 34 34 47 +xx 35 35 49 += Anwendungsbeispiel Checkliste = 36 36 51 +== Checkliste erstellen == 37 37 53 +1. ((( 54 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 38 38 56 +((( 57 +(% style="float:right" %) 58 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] 59 +))) 60 +))) 39 39 62 +(% style="list-style-type:circle" %) 63 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 40 40 65 +(% start="2" %) 66 +1. Option **Checkliste** auswählen 41 41 68 +(% style="list-style-type:circle" %) 69 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. 42 42 71 +(% start="3" %) 72 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 73 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben 74 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken 75 +1. Thema für Checkliste eingeben 76 +1. Auf **+** Icon klicken 43 43 78 +(% style="list-style-type:circle" %) 79 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. 44 44 81 +(% start="8" %) 82 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen 83 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 45 45 85 +(% style="list-style-type:circle" %) 86 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 46 46 88 +(% class="box infomessage" %) 89 +((( 90 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 91 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 92 +))) 47 47 94 +== Checkliste in der Übersicht == 48 48 49 - = Kalenderansicht =96 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 50 50 51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]] 98 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %) 99 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 100 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 101 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 102 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 103 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 104 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 105 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 106 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 107 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 108 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 109 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 110 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 52 52 53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %) 54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung 55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln. 56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird. 57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender. 58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats. 59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats. 60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats. 61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag. 62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**. 63 63 64 64 65 65 ... ... @@ -78,84 +78,189 @@ 78 78 79 79 80 80 81 -= Aktivitätstypen = 82 82 83 - [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="412"style="float:left"width="323"]]131 +=== Brief erstellen === 84 84 85 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 86 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 87 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 88 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 89 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 90 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 91 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 92 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__). 93 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 94 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 95 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 133 +xx 96 96 135 +x 97 97 137 +x 98 98 139 +x 99 99 141 +=== E-Mail erstellen === 100 100 143 +x 101 101 145 +x 102 102 147 +x 103 103 149 +x 104 104 151 +=== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen === 105 105 153 +xxx 106 106 155 +x 107 107 157 +x 108 108 159 +x 109 109 110 110 111 111 163 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 112 112 113 - = Aktivitäterstellen=165 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 114 114 115 -1. **+** Symbol auswählen 167 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 168 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 169 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 170 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 171 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 172 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 173 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 174 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 175 +))) 176 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 177 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 178 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 116 116 117 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 118 118 119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen 120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 121 -1. Betreff angeben 122 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken 123 123 124 - *Eine neueAktivitätwirderstellt.182 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 125 125 126 -xx 184 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 185 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 127 127 128 -= Anwendungsbeispiel Checkliste = 187 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 188 +(% style="float:right" %) 189 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 190 +))) 129 129 130 -xx 192 +(% style="list-style-type:circle" %) 193 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 131 131 132 -== Checkliste erstellen == 195 +(% start="2" %) 196 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 133 133 134 -xx 198 +(% style="list-style-type:circle" %) 199 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 135 135 136 -== Checkliste in der Übersicht == 201 +(% start="3" %) 202 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 137 137 138 -xx 204 +(% style="list-style-type:circle" %) 205 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 139 139 140 -= = 207 +(% start="4" %) 208 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 209 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 141 141 211 +(% style="list-style-type:circle" %) 212 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 142 142 214 +(% start="6" %) 215 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 216 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 143 143 218 +(% style="list-style-type:circle" %) 219 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 144 144 221 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 145 145 223 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 146 146 225 +(% style="list-style-type:circle" %) 226 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 147 147 228 +(% start="2" %) 229 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 148 148 231 +(% style="list-style-type:circle" %) 232 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 149 149 150 -xx 234 +(% start="3" %) 235 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 151 151 237 +(% style="list-style-type:circle" %) 238 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 152 152 240 +(% start="4" %) 241 +1. Eingaben tätigen 242 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 153 153 244 +(% style="list-style-type:circle" %) 245 +* Die Aktivität wird erstellt. 154 154 247 += Aktivität weiterleiten = 155 155 249 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 156 156 251 +(% style="list-style-type:circle" %) 252 +* Die Aktivität wird geöffnet. 157 157 254 +(% start="2" %) 255 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 158 158 257 +(% style="list-style-type:circle" %) 258 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 259 + 260 +(% start="3" %) 261 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 262 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 263 + 264 += Aktivität erledigen = 265 + 266 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 267 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 268 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 269 + 270 +(% style="list-style-type:circle" %) 271 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 272 + 273 += Löschvorgang einer Aktivität = 274 + 275 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 276 + 277 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 278 + 279 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) 280 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 281 + 282 +(% class="box infomessage" %) 283 +((( 284 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. 285 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: 286 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) 287 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 288 +))) 289 + 290 + 291 + 292 +== Aktivität löschen == 293 + 294 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 295 + 296 +(% style="list-style-type:circle" %) 297 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 298 + 299 +(% start="2" %) 300 +1. Button **Löschen **anklicken 301 + 302 +(% style="list-style-type:circle" %) 303 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 304 + 305 +xxx 306 + 307 + 308 + 309 + 310 + 311 + 312 + 159 159 xx 160 160 161 161
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