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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 18:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -38,28 +38,50 @@
38 38  
39 39  
40 40  
47 += Aktivität erstellen =
41 41  
49 +1. **+** Icon auswählen
42 42  
51 +(% style="list-style-type:circle" %)
52 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
43 43  
54 +(% start="2" %)
55 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
56 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
57 +1. Betreff angeben
58 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
44 44  
45 -= Kalenderansicht =
60 +(% style="list-style-type:circle" %)
61 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
46 46  
47 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
63 +(% class="box infomessage" %)
64 +(((
65 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
66 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
67 +)))
48 48  
49 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
50 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
51 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
52 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
53 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
54 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
55 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
56 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
57 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
58 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
59 59  
70 += Aufbau einer Aktivität =
60 60  
72 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
61 61  
74 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
75 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
76 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
77 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
78 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
79 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
80 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
81 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
82 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
83 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
84 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
85 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
86 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
87 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
88 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
62 62  
90 +xx
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -67,101 +67,180 @@
67 67  
68 68  
69 69  
98 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
70 70  
100 +[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
71 71  
102 +(% style="width:908px" %)
103 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
104 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
105 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
106 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
107 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
108 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
109 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
110 +)))
111 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
112 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
113 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
114 +)))
115 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
116 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
72 72  
118 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
73 73  
74 -= Aktivitätstypen =
120 +1. (((
121 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
122 +)))
75 75  
76 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
77 77  
78 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
79 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
80 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
81 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
82 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
83 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
84 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
85 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
86 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
87 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
88 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
127 +(% start="2" %)
128 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
89 89  
130 +(% style="list-style-type:circle" %)
131 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
90 90  
133 +(% start="3" %)
134 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
136 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
91 91  
138 +(% style="list-style-type:circle" %)
139 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
92 92  
141 +== Checkliste erstellen ==
93 93  
143 +1. (((
144 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
94 94  
146 +(((
147 +(% style="float:right" %)
148 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
149 +)))
150 +)))
95 95  
152 +(% style="list-style-type:circle" %)
153 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
96 96  
155 +(% start="2" %)
156 +1. Option **Checkliste** auswählen
97 97  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
98 98  
161 +(% start="3" %)
162 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
163 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
164 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
165 +1. Thema für Checkliste eingeben
166 +1. Auf **+** Icon klicken
99 99  
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
100 100  
171 +(% start="8" %)
172 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
173 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
101 101  
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
102 102  
103 -= Aktivität erstellen =
178 +{{info}}
179 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
180 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
181 +{{/info}}
104 104  
105 -1. **+** Symbol auswählen
183 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
106 106  
107 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
185 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
186 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
187 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
188 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
189 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
190 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
191 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
192 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
193 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
194 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
195 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
196 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
197 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
198 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
199 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
108 108  
109 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
110 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
111 -1. Betreff angeben
112 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
201 +== Brief erstellen ==
113 113  
114 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
203 +1. (((
204 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
205 +)))
115 115  
116 -xx
207 +(% style="list-style-type:circle" %)
208 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
117 117  
118 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
210 +(% start="2" %)
211 +1. Option **Brief** auswählen
119 119  
120 -xx
213 +(% style="list-style-type:circle" %)
214 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
121 121  
122 -=== Checkliste erstellen ===
216 +(% start="3" %)
217 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
218 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
219 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
220 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
123 123  
124 -1. **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken(((
125 -(% style="float:right" %)
126 -[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
224 +
225 +== E-Mail erstellen und versenden ==
226 +
227 +1. (((
228 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
127 127  )))
128 128  
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 129  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
130 130  
131 -1. Option **Checkliste** auswählen
234 +(% start="2" %)
235 +1. Option **E-Mail** auswählen
132 132  
133 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
237 +(% style="list-style-type:circle" %)
238 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
239 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
134 134  
241 +(% start="3" %)
135 135  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
136 -1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
137 -1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
138 -1. Thema für Checkliste eingeben
139 -1. Auf **+** Icon klicken
243 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
244 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
245 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
246 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
247 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
248 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
140 140  
141 -* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
250 +(% style="list-style-type:circle" %)
251 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
142 142  
143 -1. Weiteres freies Feld ausfüllen
144 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
145 145  
146 -* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
257 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
258 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
259 +)))
147 147  
148 -== Checkliste in der Übersicht ==
261 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
149 149  
150 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
263 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
151 151  
152 -(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
153 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
154 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
155 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
156 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
157 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
158 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
159 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
160 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
161 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
162 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
163 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
164 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
265 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
266 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
267 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
268 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
269 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
270 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
271 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
165 165  
166 166  
167 167  
... ... @@ -175,53 +175,172 @@
175 175  
176 176  
177 177  
285 += Aktivität weiterleiten =
178 178  
287 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
179 179  
289 +(% style="list-style-type:circle" %)
290 +* Die Aktivität wird geöffnet.
180 180  
292 +(% start="2" %)
293 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
181 181  
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
182 182  
298 +(% start="3" %)
299 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
300 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
301 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
302 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
183 183  
184 -xx
304 +(% style="list-style-type:circle" %)
305 +* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
306 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
307 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
308 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
185 185  
310 += Aktivität erledigen =
186 186  
312 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
313 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
314 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
187 187  
316 +(% style="list-style-type:circle" %)
317 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
318 +* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
188 188  
320 +(% class="box infomessage" %)
321 +(((
322 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
323 +)))
189 189  
325 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
190 190  
327 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
328 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
191 191  
330 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
331 +
332 +)))
192 192  
193 -xx
334 +(% style="list-style-type:circle" %)
335 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
194 194  
337 +(% start="2" %)
338 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
195 195  
340 +(% style="list-style-type:circle" %)
341 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
196 196  
343 +(% start="3" %)
344 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
197 197  
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
198 198  
349 +(% start="4" %)
350 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
351 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
199 199  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
200 200  
356 +(% start="6" %)
357 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
358 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
201 201  
360 +(% style="list-style-type:circle" %)
361 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
202 202  
203 -xx
363 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
204 204  
365 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
205 205  
367 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
368 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
369 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
370 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
371 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
372 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
373 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
374 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
206 206  
376 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
207 207  
378 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
208 208  
380 +(% style="list-style-type:circle" %)
381 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
209 209  
383 +(% start="2" %)
384 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
210 210  
386 +(% style="list-style-type:circle" %)
387 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
211 211  
389 +(% start="3" %)
390 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
212 212  
392 +(% style="list-style-type:circle" %)
393 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
213 213  
395 +(% start="4" %)
396 +1. Eingaben tätigen
397 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
214 214  
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Die Aktivität wird erstellt.
215 215  
216 -xx
402 += Aktivität suchen =
217 217  
404 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
405 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
406 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
407 +1. **Enter**-Taste drücken
218 218  
409 +(% style="list-style-type:circle" %)
410 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
219 219  
412 +(% class="box infomessage" %)
413 +(((
414 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
415 +)))
220 220  
417 += Löschvorgang einer Aktivität =
221 221  
419 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
222 222  
421 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
223 223  
423 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
424 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
425 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
224 224  
427 +(% class="box infomessage" %)
428 +(((
429 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
430 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
225 225  
432 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
226 226  
227 -xx
434 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
435 +* es sich um eine Folgeaktivität
436 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
437 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
438 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
439 +)))
440 +
441 +
442 +== Aktivität löschen ==
443 +
444 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
445 +
446 +(% style="list-style-type:circle" %)
447 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
448 +
449 +(% start="2" %)
450 +1. Button **Löschen **anklicken
451 +
452 +(% style="list-style-type:circle" %)
453 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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