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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 23.1 von Marco Bauer am 2023/10/31 19:11
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
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17 [[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
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46 = Kalenderansicht =
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48 [[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
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50 (% style="margin-left:auto; width:755px" %)
51 |=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
52 |(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
53 |(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
54 |(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
55 |(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
56 |(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
57 |(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
58 |(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
59 |(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
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76 = Aktivitätstypen =
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78 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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80 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
81 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
82 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
83 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
84 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
85 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
86 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
87 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
88 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
89 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
90 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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105 = Aktivität erstellen =
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107 1. **+** Icon auswählen
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109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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112 (% start="2" %)
113 1. Gewünschte Aktivität auswählen
114 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
115 1. Betreff angeben
116 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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118 (% style="list-style-type:circle" %)
119 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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121 xx
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123 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
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125 == Checkliste erstellen ==
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127 1. (((
128 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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130 (((
131 (% style="float:right" %)
132 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
133 )))
134 )))
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136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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139 (% start="2" %)
140 1. Option **Checkliste** auswählen
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142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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145 (% start="3" %)
146 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
147 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
148 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
149 1. Thema für Checkliste eingeben
150 1. Auf **+** Icon klicken
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152 (% style="list-style-type:circle" %)
153 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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155 (% start="8" %)
156 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
157 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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162 (% class="box infomessage" %)
163 (((
164 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
165 Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
166 )))
167
168 == Checkliste in der Übersicht ==
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170 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
171
172 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
173 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
174 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
175 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
176 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
177 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
178 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
179 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
180 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
181 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
182 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
183 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
184 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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188 xx
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192 = Bearbeitung einer Aktivität =
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194 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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196 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
197 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
198 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
199 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
200 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
201 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
202 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
203 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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217 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
218
219 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
220 (% style="float:right" %)
221 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
222 )))
223
224 (% style="list-style-type:circle" %)
225 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
226
227 (% start="2" %)
228 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
232
233 (% start="3" %)
234 1. **+** Icon rechts unten auswählen
235
236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
238
239 (% start="4" %)
240 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
241 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
245
246 (% start="6" %)
247 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
248 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
249
250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
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261
262 = Aktivität erledigen =
263
264 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
265 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
266 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
267
268 (% style="list-style-type:circle" %)
269 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
270
271 = Löschvorgang einer Aktivität =
272
273 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
274
275 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
276
277 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
278 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
279
280 (% class="box infomessage" %)
281 (((
282 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
283 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
284 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
285 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
286 )))
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290 == Aktivität löschen ==
291
292 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
293
294 (% style="list-style-type:circle" %)
295 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
296
297 (% start="2" %)
298 1. Button **Löschen **anklicken
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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