Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/03/05 12:58
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/23 17:33
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 16 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
- Icons_Kontakttypen_Organisation.png
- Icons_Kontakttypen_Person.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Kontakte_Import.csv
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
- image-20230403122020-1.png
Details
- Seiteneigenschaften
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- Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.r prummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
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... ... @@ -1,73 +1,286 @@ 1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}} 1 +(% class="box" %) 2 +((( 3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet** 4 + 2 2 {{toc/}} 3 - {{/box}}6 +))) 4 4 5 -= ArbeitenmitKontakten =8 += Wozu das Kontaktmanagement? = 6 6 7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis 10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 8 8 9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 10 10 11 - Nebender Kontaktverwaltungauch Beziehungsnetzwerkeaufbauen20 += Wo findet man was? = 12 12 13 - Immer aktuell22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 14 14 15 - DSGVO24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 16 16 17 -== Kontakt suchen == 18 18 19 -Eine leistungsfähige Suche 20 20 21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 22 22 23 -Ko mbination von mehrerenWortzeichenmöglich#40 += Über Kontakte (Grundlegendes) = 24 24 25 -Beispielsuche 26 26 27 -== Dublettenerkennung == 28 28 29 - UnterstützungvonDublettenerkennung44 +== Kontakttypen == 30 30 31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 48 +Eine Organisation ist eine juristische Person. 49 +Beispiele einer Organisation sind: 32 32 33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 51 +* Gewerblicher Betrieb 52 +* Verein 53 +* Stiftung 54 +))) 55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 57 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 59 +Beispiele eines Haushalts sind:((( 60 +* Familie 61 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben 62 +))) 34 34 35 -== Kontakte manuell anlegen ==64 +== Kontakte anlegen == 36 36 37 -A nlegenvonKontaktenüberEingabemasken66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 38 38 39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 68 +(% style="list-style-type:circle" %) 69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 40 40 41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 71 +(% start="2" %) 72 +1. Auf <Kontakt> klicken 42 42 43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 74 +(% style="list-style-type:circle" %) 75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 44 44 45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 77 +(% start="3" %) 78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 46 46 47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 80 +(% style="list-style-type:circle" %) 81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 48 48 49 -== Beziehungenverwalten ==83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 50 50 51 -Beziehungen zwischen Kontakten 85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 52 52 53 -Neue Beziehung anlegen 89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 90 +|**Name**|ja|ja|ja 91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja 92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja 94 +|**Telefon**|ja|ja|ja 95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja 96 +|**Web**|nein|ja|nein 54 54 55 - SucheneinerBeziehung98 +== Kontakte suchen == 56 56 100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 102 + 103 +(% style="list-style-type:circle" %) 104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 105 + 106 +(% start="3" %) 107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen 108 + 109 +(% style="float:right" %) 110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 111 + 112 += Konfiguration des Dashboards = 113 + 114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 117 + 118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 119 +* E-Mail-Signatur 120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 121 + 122 +== Dashboard konfigurieren == 123 + 124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen 126 + 127 +(% style="list-style-type:circle" %) 128 +* Die Einstellungen werden geöffnet. 129 + 130 +(% start="3" %) 131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 132 + 133 +== Beziehungen zwischen Kontakten == 134 + 135 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 136 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 137 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 138 + 139 +=== Beziehungen hinzufügen === 140 + 141 +(% style="float:right" %) 142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 143 + 144 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 145 + 146 +(% style="list-style-type:circle" %) 147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 148 + 149 +(% start="2" %) 150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken 151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 153 + 154 +(% style="list-style-type:circle" %) 155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 156 + 157 +(% start="5" %) 158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen 159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 160 + 161 +(% style="list-style-type:circle" %) 162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 163 + 164 += Import der Kontakte = 165 + 57 57 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 58 58 59 - Unterstützung von Outlook 365168 +?? 60 60 61 - AutomatischerImport derKontakte ausdempersönlichenPostfach170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren == 62 62 63 - Erkennenvon Kontaktenmit mehrerenKontaktdaten172 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === 64 64 65 - Beispiel:174 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus: 66 66 67 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 176 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 177 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 68 68 69 -Weitere Möglichkeit für den Import von Kontakten über eine CSV Datei (Excel Format) 179 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 180 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 70 70 71 -Notwendiger Aufbau der CSV Datei 182 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 183 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 72 72 73 -Ablauf des Imports 185 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 186 + 187 +1. Programm Microsoft Excel öffnen 188 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 189 +1. Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 190 +1. Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 191 + 192 +(% class="wikigeneratedid" %) 193 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 194 + 195 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 196 + 197 +(% style="float:right" %) 198 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 199 + 200 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 201 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 202 + 203 +(% style="list-style-type:circle" %) 204 +* Die Kontakte werden angezeigt. 205 + 206 +(% start="3" %) 207 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 208 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken 209 + 210 +(% style="list-style-type:circle" %) 211 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 212 + 213 +(% start="5" %) 214 +1. Die Option CSV Datei auswählen 215 + 216 +(% style="list-style-type:circle" %) 217 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 218 + 219 +(% start="6" %) 220 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 221 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 222 + 223 +(% style="float:right" %) 224 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 225 + 226 +(% style="list-style-type:circle" %) 227 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 228 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 229 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 230 + 231 + 232 +==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 233 + 234 +?? 235 + 236 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 237 + 238 +1. CSV Datei öffnen 239 +1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen 240 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 241 +1. In die nächste Zeile springen 242 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen 243 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 244 + 245 +(% style="list-style-type:circle" %) 246 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 247 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 248 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 249 + 250 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. 251 +Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern. 252 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 253 + 254 + 255 + 256 + 257 + 258 + 259 +**Anforderungskriterien** 260 + 261 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 262 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 263 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 264 + 265 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 266 + 267 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 268 + 269 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 270 + 271 +(% class="wikigeneratedid" %) 272 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 273 + 274 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 275 + 276 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. 277 + 278 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 279 + 280 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 281 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 282 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 283 + 284 +**Beispieldatei** 285 + 286 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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... ... @@ -1,0 +1,6 @@ 1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position 2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service 3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;; 4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;; 5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin 6 +
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